หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ

หมวดสำหรับแบ่งบันความ รู้ต่างๆ จะมีหมวดย่อยๆ ในหมวดนี้ เช่น php, SQL, XML, CSS

Moderator: mindphp, ผู้ดูแลกระดาน

ภาพประจำตัวสมาชิก
taemmynatchapon
PHP Super Member
PHP Super Member
โพสต์: 346
ลงทะเบียนเมื่อ: 08/06/2018 10:25 am

หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ

โพสต์โดย taemmynatchapon » 03/07/2018 1:28 pm

รูปภาพ
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่าง หนึ่งในการดําเนินธุรกิจ โดยถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสําคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจดหมายธุรกิจในปัจจุบันนี้มีด้วยกันหลากหลายชนิด ขึ้นอยู่กับการนําไป ใช้ให้เหมาะสม
ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ
    1. เป็นเอกสารป้องกันการคลาดเคลื่อน
    2. เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล
    3. เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล
    4. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ
    5. เป็นเครื่องมือที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย

ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี
การเขียนจดหมายธุรกิจให้มีประสิทธิผลสูงสุดนั้น ผู้เขียนจดหมายควรคํานึงถึงลักษณะที่ดีของ จดหมายธุรกิจ ดังนี้
    1. มีความชัดเจน
    2. มีความสมบูรณ์
    3. มีความกะทัดรัด
    4. มีความสุภาพ
    5. มีความถูกต้อง
    6. มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย
    7. มีความระลึกถึงผู้อ่าน

หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้
1. ก่อนการเขียน
    -เขียนถึงใคร เลือกคำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสม
    -เขียนเรื่องใดบ้าง คิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน
    -เขียนทําไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นต้น
    -เขียนอย่างไร เพื่อกำหนดรูปแบบของจดหมาย ควรมีเนื้อความกี่ตอน
2. ขณะที่เขียน
    -ลําดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ ชัดเจนก่อนว่าใคร ทําอะไร ที่ไหน เมื่อใด แล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร
    -รักษารูปแบบให้ถูกต้อง ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้า การเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า– กั้นหลัง เป็นต้น
    -ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย ใช้ถ้อยคําสํานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย
    -สะอาด เป็นระเบียบ
2. หลังการเขียน
    ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียน เสร็จแล้วซ้ำาอีกครั้งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ


ส่วนประกอบของตัวจดหมาย
1.กระดาษและซองจดหมาย
    ใช้กระดาษขนาด 8.5x11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หาก ไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า
2. ที่อยู่ผู้ส่ง
    อยู่ส่วนบนของจดหมาย โดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ ตราบริษัท ( Logo ) หมายเลขโทรสาร ( ถ้ามี ) ไว้ด้วย
3. เลขที่จดหมาย
    ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้
4. วัน เดือน ปี
    นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย
5. ที่อยู่ผู้รับ
    จดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น มีหรือไม่มีก็ได้
6. คําขึ้นต้น
    นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วย ตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง
7. เรื่อง
    สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้ งหมดของเนื้อหาของจดหมาย
8. อ้างอิง
    มีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญเป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน
9. เนื้อความ
    เนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมาย
10. คําลงท้าย
    นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ
11. ลายมือชื่อ
12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง
13. สิ่งที่ส่งมาด้วย
    ระบุสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย


รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
แบ่งได้ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจแบบไทย
    มีรูปแบบเหมือนกับจดหมายราชการแต่แตกต่างไปบ้างโดยตัดคําว่า ที่ เรื่อง อ้างถึง
2. จดหมายธุรกิจแบบสากล
    คือจดหมายที่นําเอารูปแบบของต่างประเทศมาใช้ ไม่นิยมใช้เครื่องหมายวรรคตอน

ย้อนกลับไปยัง

ผู้ใช้งานขณะนี้

กำลังดูบอร์ดนี้: 6 และ บุคคลทั่วไป 0 ท่าน