ดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งาน
 

การเขียนอีเมลให้เข้าใจและเข้าถึงผู้รับ

รูปภาพสำหรับ email

       โดยทั่วไปการเขียนอีเมลเป็นการสื่อสารข้อความสำคัญๆ ที่่ส่งไปยังหัวหน้า ลูกน้อง หรือผู้ที่สนใจ ธุรกิจส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่านอีเมลเพื่อสามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ด้วย เป็นวิธีที่ประหยัดและเหมาะสมในการใช้งานซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ทั้งนี้ข้อมูลในอีเมลต้องกระชับ เข้าใจง่าย และสุภาพ

ข้อควรรู้และข้อควรระวังในการเขียนอีเมล

1. การเขียนอีเมลเขียนเฉพาะที่่สำคัญๆ  บางคนเขียนอีเมลยืดเยื้อ ไม่เข้าเนื้อหา ไม่สรุปประเด็นที่ต้องการจะสื่อ ทำให้ผู้รับไม่ทราบในสิ่งที่ผู้ส่งต้องการจะสื่อ อาจทำให้เข้าใจผิด ควรเขียนไม่เกิน 5 บรรทัด

2. ต้องแจ้งรายละเอียดให้ชัดเจน  กรณีที่่มีการสั่งงานผ่านอีเมล ผู้ส่งต้องแจ้งรายละเอียดงาน วัน เวลา ที่่ต้องส่งงาน กำหนดส่งงานวันไหนยังไง ระบุให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับเข้าใจตรงกันและทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

3. แนบข้อมูลติดต่อกลับให้ชัดเจน ในกรณีที่ส่งจดหมายขอเอกสาร หรือต้องการติดต่อกับใคร ให้ผู้นั้นติดต่อกลับมาต้องทิ้งข้อมูลไว้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เป็นต้น

4. ใช้ภาษาสุภาพและเป็นทางการ การเขียนอีเมลส่วนใหญ่จะใช้ภาษาพูด หรือภาษาปาก เป็นเรื่องที่มักเจอกันบ่อย ซึ่งเป็นสิ่งที่ผิด เพราะ ภาษาเป็นภาษาที่ไม่สุภาพ ควรจะใช้ภาษาที่สุภาพ และเป็นทางการ เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับสาร นอกจากนี้ในการส่งงาน หรือข่าวสารต่างๆ ก็ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ เผื่อมีผู้ที่สนใจข้อมูลสามารถสอบถามข้อมูลได้

5. ตรวจทานอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง เพื่อทบทวนสิ่งที่ต้องการสื่อให้ผู้รับสารได้ฟังอย่างเข้าใจถี่ถ้วน ไม่มีการสะกดผิด เพราะบ่งบอกถึงความไม่ใส่ใจในการเขียนอีเมล

6. อธิบายไฟล์แนบที่จะสื่อสาร เมื่อต้องการแนบไฟล์ส่งอีเมลไปยังผู้รับ ต้องอธิบายให้ชัดเจน ว่าเป้นไฟล์อะไร เพื่ออะไร มีส่วนสำคัญตรงไหนที่ต้องสังเกตเป็นพิเศษ

7. การส่งอีเมลด้วยหัวข้อที่ตรงประเด็น คือ เมื่อผู้รับอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นอีเมลที่่ต้องการจะสื่ออะไร เช่น การสมัครงาน หัวข้อคือ 'สนใจสมัครงานที่บริษัท...ในตำแหน่ง....'

8. การส่งอีเมล โดยใช้ To, Cc, Bcc เป็นการเลือกการส่งอีเมลไปยังผู้รับในระดับการสนทนาที่ต่างกัน คือ

To : จะเป็นการส่งอีเมลโดยตรงถึงผู้รับโดยเฉพาะ เป็นการสนทนากันเพียง 2 คน

Cc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับรวมถึงผู้ที่เกียวข้องกับเรื่อง แต่อาจไม่ได้เป็นฝ่ายรับผิดชอบโดยตรง

Bcc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับ โดยที่อีเมลจะไม่แสดงให้เห็นว่ามีผู้รับสารคนนี้อ่านเมลอยู่ 

หากเราต้องการจะส่งอีเมลหาใครก็ควรเลือกช่องทางในการสนทนาให้ถูกด้วย เพื่อผู้รับจะได้รับรู้ข่าวสารได้อย่างถูกต้อง

9. คำขึ้นต้น คำลงท้ายของอีเมล ในการส่งอีเมลจะต้องระบุชื่อ ตำแหน่ง บริษัทอะไร และเลือกใช้คำลงท้ายให้ถูกต้อง เหมาะสม ตามกาลเทศะ เช่น สำหรับการแจ้งข้อมูลข่าวสาร ให้ใช้ จึงเรียนมาเพื่อทราบ 

 

           ในการเขียนอีเมล เป็นการสื่อสารทางหนึ่งที่่ผู้ส่งต้องการแจ้งข่าวสาร แจ้งข้อมูล แจ้งงานที่มอบหมายให้ผู้รับทราบ และถือเป็นหลักฐานสำคัญในการทำงาน ฉะนั้นจึงควรเขียนอีเมลให้ถูกต้อง เข้าใจ และกระชับ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งจะสื่อความหมาย นอกจากนี้ การเขียนอีเมลต้องเอาใจเขามาใส่ใจเรา ด้วยการให้เกียรติผู้รับโดยการใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นทางการ ไม่ใช่ภาษาพูดทั่วไป

 

อ้างอิง

www.trueplookpanya.com/true/webboard_detail.php?postid=1

https://blog.jobthai.com/career-tips

https://www.mailmaster.co.th/blog/detail

https://www.techtalkthai.com/8-ways-of-effective-email-writing/

https://www.sales100million.com/single-post/How-To-Write-a-Professional-Email-To-Your-Customer

กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
R - Rotate back up file
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 8:20 pm บอร์ด M098 - อนงค์นาท ไฝขาว
1
3
จ 09 ธ.ค. 2019 8:24 pm โดย mindphp
การดึงข้อมูลใน ArrayList ภาษา Java
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 7:42 pm บอร์ด Share Knowledge
0
5
จ 09 ธ.ค. 2019 7:42 pm โดย Grammanano
ฺB - ไม่สามารถ cancel ใบกำกับภาษีที่สร้างผ่าน withholding tax โดยตรงได้
โดย nnamfon.26 จ 09 ธ.ค. 2019 7:27 pm บอร์ด M.D.Soft Co.,Ltd. - Tester
0
4
จ 09 ธ.ค. 2019 7:27 pm โดย nnamfon.26
การเพิ่มข้อมูลใน ArrayList ภาษา Java
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 6:19 pm บอร์ด Share Knowledge
0
6
จ 09 ธ.ค. 2019 6:19 pm โดย Grammanano
การทำงานแบบ Multitasking เหมาะกับใคร - การทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน
โดย noppadonsk จ 09 ธ.ค. 2019 6:06 pm บอร์ด Share Knowledge
0
8
จ 09 ธ.ค. 2019 6:06 pm โดย noppadonsk
บทเรียนสำหรับนักออกแบบมือใหม่
โดย noppadonsk จ 09 ธ.ค. 2019 5:48 pm บอร์ด Share Knowledge
0
7
จ 09 ธ.ค. 2019 5:48 pm โดย noppadonsk
มาดูเทรนด์สีมาแรง ในปี 2020
โดย noppadonsk จ 09 ธ.ค. 2019 5:18 pm บอร์ด Graphic design
0
8
จ 09 ธ.ค. 2019 5:18 pm โดย noppadonsk
วิธีการปรับแก้ไขลิ้งค์จากหัวข้อ ให้ไปยังตำแหน่งโพสต์ ที่ยังไม่มีการอ่าน ใน phpbb
โดย Ittichai_chupol จ 09 ธ.ค. 2019 5:16 pm บอร์ด PHP Knowledge
0
5
จ 09 ธ.ค. 2019 5:16 pm โดย Ittichai_chupol
ภาพประกอบ template Mooziicart Helix
โดย numtan5839 จ 09 ธ.ค. 2019 4:29 pm บอร์ด M097 - ตรีเนตร บูรณโพธิ์ทอง
0
4
จ 09 ธ.ค. 2019 4:29 pm โดย numtan5839
VDO - Introducing to Mooziicart Helix - Template MooZiicart
โดย numtan5839 จ 09 ธ.ค. 2019 3:56 pm บอร์ด M097 - ตรีเนตร บูรณโพธิ์ทอง
2
7
จ 09 ธ.ค. 2019 5:43 pm โดย numtan5839
Introducing to Mooziicart coupon feature
โดย numtan5839 จ 09 ธ.ค. 2019 11:30 am บอร์ด M097 - ตรีเนตร บูรณโพธิ์ทอง
2
12
จ 09 ธ.ค. 2019 2:01 pm โดย numtan5839
การสร้าง ArrayList ในภาษา Java
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 11:28 am บอร์ด Share Knowledge
0
7
จ 09 ธ.ค. 2019 11:28 am โดย Grammanano
เพิ่ม primary key ใน pgadmin แล้ว error ค่ะ
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 11:15 am บอร์ด SQL - Database
0
9
จ 09 ธ.ค. 2019 11:15 am โดย Grammanano
งานประจำวันที่ 9 ธันวาคม 2562
โดย noppadonsk จ 09 ธ.ค. 2019 10:19 am บอร์ด MT36 - นายนพดล สุชญากูล
2
14
จ 09 ธ.ค. 2019 7:15 pm โดย jamepiyawat
งานประจำวันที่ 9 ธันวาคม 2562
โดย numtan5839 จ 09 ธ.ค. 2019 10:14 am บอร์ด M097 - ตรีเนตร บูรณโพธิ์ทอง
2
10
จ 09 ธ.ค. 2019 7:51 pm โดย numtan5839
Work shop ทำใบปริ้นท์ด้วย RML
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 10:06 am บอร์ด M098 - อนงค์นาท ไฝขาว
0
3
จ 09 ธ.ค. 2019 10:06 am โดย Grammanano
งานประจำวันที่ 9 ธันวาคม 2562
โดย Grammanano จ 09 ธ.ค. 2019 10:02 am บอร์ด M098 - อนงค์นาท ไฝขาว
4
18
จ 09 ธ.ค. 2019 7:19 pm โดย Grammanano
คำสั่งสร้างชื่อผู้ใช้ใน postgres Command Create User on PostgreSQL
โดย mindphp จ 09 ธ.ค. 2019 4:48 am บอร์ด PostgreSQL
2
19
จ 09 ธ.ค. 2019 5:39 am โดย mindphp
วิธีใช้โปรแกรม Weka ในการทำนายข้อมูล
โดย Grammanano ส 07 ธ.ค. 2019 6:54 pm บอร์ด Share Knowledge
0
15
ส 07 ธ.ค. 2019 6:54 pm โดย Grammanano
พื้นฐาน RML เพื่อทำใบปริ้นท์ในระบบ ERP
โดย Grammanano ส 07 ธ.ค. 2019 4:58 pm บอร์ด M098 - อนงค์นาท ไฝขาว
1
10
ส 07 ธ.ค. 2019 5:47 pm โดย Grammanano