ดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งาน
 

การเขียนอีเมลให้เข้าใจและเข้าถึงผู้รับ

รูปภาพสำหรับ email

       โดยทั่วไปการเขียนอีเมลเป็นการสื่อสารข้อความสำคัญๆ ที่่ส่งไปยังหัวหน้า ลูกน้อง หรือผู้ที่สนใจ ธุรกิจส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่านอีเมลเพื่อสามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ด้วย เป็นวิธีที่ประหยัดและเหมาะสมในการใช้งานซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ทั้งนี้ข้อมูลในอีเมลต้องกระชับ เข้าใจง่าย และสุภาพ

ข้อควรรู้และข้อควรระวังในการเขียนอีเมล

1. การเขียนอีเมลเขียนเฉพาะที่่สำคัญๆ  บางคนเขียนอีเมลยืดเยื้อ ไม่เข้าเนื้อหา ไม่สรุปประเด็นที่ต้องการจะสื่อ ทำให้ผู้รับไม่ทราบในสิ่งที่ผู้ส่งต้องการจะสื่อ อาจทำให้เข้าใจผิด ควรเขียนไม่เกิน 5 บรรทัด

2. ต้องแจ้งรายละเอียดให้ชัดเจน  กรณีที่่มีการสั่งงานผ่านอีเมล ผู้ส่งต้องแจ้งรายละเอียดงาน วัน เวลา ที่่ต้องส่งงาน กำหนดส่งงานวันไหนยังไง ระบุให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับเข้าใจตรงกันและทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

3. แนบข้อมูลติดต่อกลับให้ชัดเจน ในกรณีที่ส่งจดหมายขอเอกสาร หรือต้องการติดต่อกับใคร ให้ผู้นั้นติดต่อกลับมาต้องทิ้งข้อมูลไว้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เป็นต้น

4. ใช้ภาษาสุภาพและเป็นทางการ การเขียนอีเมลส่วนใหญ่จะใช้ภาษาพูด หรือภาษาปาก เป็นเรื่องที่มักเจอกันบ่อย ซึ่งเป็นสิ่งที่ผิด เพราะ ภาษาเป็นภาษาที่ไม่สุภาพ ควรจะใช้ภาษาที่สุภาพ และเป็นทางการ เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับสาร นอกจากนี้ในการส่งงาน หรือข่าวสารต่างๆ ก็ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ เผื่อมีผู้ที่สนใจข้อมูลสามารถสอบถามข้อมูลได้

5. ตรวจทานอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง เพื่อทบทวนสิ่งที่ต้องการสื่อให้ผู้รับสารได้ฟังอย่างเข้าใจถี่ถ้วน ไม่มีการสะกดผิด เพราะบ่งบอกถึงความไม่ใส่ใจในการเขียนอีเมล

6. อธิบายไฟล์แนบที่จะสื่อสาร เมื่อต้องการแนบไฟล์ส่งอีเมลไปยังผู้รับ ต้องอธิบายให้ชัดเจน ว่าเป้นไฟล์อะไร เพื่ออะไร มีส่วนสำคัญตรงไหนที่ต้องสังเกตเป็นพิเศษ

7. การส่งอีเมลด้วยหัวข้อที่ตรงประเด็น คือ เมื่อผู้รับอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นอีเมลที่่ต้องการจะสื่ออะไร เช่น การสมัครงาน หัวข้อคือ 'สนใจสมัครงานที่บริษัท...ในตำแหน่ง....'

8. การส่งอีเมล โดยใช้ To, Cc, Bcc เป็นการเลือกการส่งอีเมลไปยังผู้รับในระดับการสนทนาที่ต่างกัน คือ

To : จะเป็นการส่งอีเมลโดยตรงถึงผู้รับโดยเฉพาะ เป็นการสนทนากันเพียง 2 คน

Cc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับรวมถึงผู้ที่เกียวข้องกับเรื่อง แต่อาจไม่ได้เป็นฝ่ายรับผิดชอบโดยตรง

Bcc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับ โดยที่อีเมลจะไม่แสดงให้เห็นว่ามีผู้รับสารคนนี้อ่านเมลอยู่ 

หากเราต้องการจะส่งอีเมลหาใครก็ควรเลือกช่องทางในการสนทนาให้ถูกด้วย เพื่อผู้รับจะได้รับรู้ข่าวสารได้อย่างถูกต้อง

9. คำขึ้นต้น คำลงท้ายของอีเมล ในการส่งอีเมลจะต้องระบุชื่อ ตำแหน่ง บริษัทอะไร และเลือกใช้คำลงท้ายให้ถูกต้อง เหมาะสม ตามกาลเทศะ เช่น สำหรับการแจ้งข้อมูลข่าวสาร ให้ใช้ จึงเรียนมาเพื่อทราบ 

 

           ในการเขียนอีเมล เป็นการสื่อสารทางหนึ่งที่่ผู้ส่งต้องการแจ้งข่าวสาร แจ้งข้อมูล แจ้งงานที่มอบหมายให้ผู้รับทราบ และถือเป็นหลักฐานสำคัญในการทำงาน ฉะนั้นจึงควรเขียนอีเมลให้ถูกต้อง เข้าใจ และกระชับ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งจะสื่อความหมาย นอกจากนี้ การเขียนอีเมลต้องเอาใจเขามาใส่ใจเรา ด้วยการให้เกียรติผู้รับโดยการใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นทางการ ไม่ใช่ภาษาพูดทั่วไป

 

อ้างอิง

www.trueplookpanya.com/true/webboard_detail.php?postid=1

https://blog.jobthai.com/career-tips

https://www.mailmaster.co.th/blog/detail

https://www.techtalkthai.com/8-ways-of-effective-email-writing/

https://www.sales100million.com/single-post/How-To-Write-a-Professional-Email-To-Your-Customer

กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
งานประจำวันที่ 2 มิถุนายน 2563
โดย natthanit.r2538 อ 02 มิ.ย. 2020 10:11 am บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
4
31
อ 02 มิ.ย. 2020 7:42 pm โดย natthanit.r2538
มารู้จักจังหวัดสงขลา เมืองสองทะเลกันค่ะ
โดย natthanit.r2538 อ 02 มิ.ย. 2020 4:27 pm บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
7
อ 02 มิ.ย. 2020 4:27 pm โดย natthanit.r2538
ระบบบัญชีคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และจะทำอย่างไรหากต้องการวางระบบบัญชี
โดย natthanit.r2538 อ 02 มิ.ย. 2020 2:13 pm บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
4
อ 02 มิ.ย. 2020 2:13 pm โดย natthanit.r2538
เปิดบริษัทต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ ภาษีมูลค่าเพิ่มคืออะไร ??
โดย natthanit.r2538 อ 02 มิ.ย. 2020 12:16 pm บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
7
อ 02 มิ.ย. 2020 12:16 pm โดย natthanit.r2538
ภ.ง.ด. 1,3,53 คืออะไร
โดย natthanit.r2538 อ 02 มิ.ย. 2020 11:08 am บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
7
อ 02 มิ.ย. 2020 11:08 am โดย natthanit.r2538
สรุปการประชุมลูกค้าครั้งแรก
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 6:46 pm บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
2
จ 01 มิ.ย. 2020 6:46 pm โดย natthanit.r2538
สวนครัวริมระเบียง
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 4:42 pm บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
10
จ 01 มิ.ย. 2020 4:42 pm โดย natthanit.r2538
วิธีการเดินทางจาก สงขลา มา กรุงเทพฯ
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 1:47 pm บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
17
จ 01 มิ.ย. 2020 1:47 pm โดย natthanit.r2538
งานประจำวันที่ 1 มิถุนายน 2563
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 10:53 am บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
2
32
อ 02 มิ.ย. 2020 10:00 am โดย natthanit.r2538
note
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 10:52 am บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
6
จ 01 มิ.ย. 2020 10:52 am โดย natthanit.r2538
Work's on Hand ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ M103
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 10:49 am บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
0
4
จ 01 มิ.ย. 2020 10:49 am โดย natthanit.r2538
list ความรู้ที่มี ว่าเคยเรียน หรือ เคยทำอะไรมาบ้าง
โดย natthanit.r2538 จ 01 มิ.ย. 2020 10:48 am บอร์ด M103 - ณัฐนิตย์ ร่มบ้านโหล๊ะ
2
23
จ 01 มิ.ย. 2020 11:08 am โดย natthanit.r2538
B - เข้าเมนูหน้ารวมรายการใน admin ไม่ได้
โดย thatsawan ศ 29 พฤษภาคม 2020 5:58 pm บอร์ด Odoojob.com - Tester
0
1
ศ 29 พฤษภาคม 2020 5:58 pm โดย thatsawan
B - ยังขาดหน้าผลการค้นหา จาก search.php
โดย mindphp ศ 29 พฤษภาคม 2020 6:11 am บอร์ด FDD (Main)
0
1
ศ 29 พฤษภาคม 2020 6:11 am โดย mindphp
B - กล่องค้นหาจากหน้า index ใช้งานไม่ได้ กดแล้วไม่ไปหน้าค้นหา
โดย mindphp ศ 29 พฤษภาคม 2020 5:39 am บอร์ด FDD (Main)
1
1
ศ 29 พฤษภาคม 2020 5:53 am โดย mindphp
B - ไม่ใช่แค่โชว์ icon facebook มันต้องทำลิงค์เพื่อให้คลิกไป
โดย mindphp ศ 29 พฤษภาคม 2020 4:39 am บอร์ด FDD (Main)
1
2
ศ 29 พฤษภาคม 2020 4:51 am โดย mindphp
อัพเดท phpbb 3.3 เเล้ว extenstion ใช้งานไม่ได้
โดย thatsawan พฤ 28 พฤษภาคม 2020 10:08 pm บอร์ด ปัญหาการใช้ phpBB3, SMF, Joomla, Wordpress, CMS, CRM
1
114
พฤ 28 พฤษภาคม 2020 10:10 pm โดย thatsawan
วิธีการสร้าง css ที่ใช้งานเฉพาะในบราวเซอร์ safari เท่านั้น
โดย Ittichai_chupol พฤ 28 พฤษภาคม 2020 6:06 pm บอร์ด CSS Knowledge
0
111
พฤ 28 พฤษภาคม 2020 6:06 pm โดย Ittichai_chupol
R - Set Demo เป็น subdomain ของ ตัวนี้
โดย mindphp พฤ 28 พฤษภาคม 2020 6:17 am บอร์ด มารียา ซีฟู้ดส์ - Developer
0
9
พฤ 28 พฤษภาคม 2020 6:17 am โดย mindphp
อยากทราบวิธีการกำหนด ค่า css ให้กับ button โดยกำหนดเฉพาะแต่ละบราวเซอร์
โดย Ittichai_chupol พ 27 พฤษภาคม 2020 8:39 pm บอร์ด HTML CSS
1
42
พ 27 พฤษภาคม 2020 9:15 pm โดย mindphp