ดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งาน
 

การเขียนอีเมลให้เข้าใจและเข้าถึงผู้รับ

รูปภาพสำหรับ email

       โดยทั่วไปการเขียนอีเมลเป็นการสื่อสารข้อความสำคัญๆ ที่่ส่งไปยังหัวหน้า ลูกน้อง หรือผู้ที่สนใจ ธุรกิจส่วนใหญ่จะดำเนินการผ่านอีเมลเพื่อสามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ด้วย เป็นวิธีที่ประหยัดและเหมาะสมในการใช้งานซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ทั้งนี้ข้อมูลในอีเมลต้องกระชับ เข้าใจง่าย และสุภาพ

ข้อควรรู้และข้อควรระวังในการเขียนอีเมล

1. การเขียนอีเมลเขียนเฉพาะที่่สำคัญๆ  บางคนเขียนอีเมลยืดเยื้อ ไม่เข้าเนื้อหา ไม่สรุปประเด็นที่ต้องการจะสื่อ ทำให้ผู้รับไม่ทราบในสิ่งที่ผู้ส่งต้องการจะสื่อ อาจทำให้เข้าใจผิด ควรเขียนไม่เกิน 5 บรรทัด

2. ต้องแจ้งรายละเอียดให้ชัดเจน  กรณีที่่มีการสั่งงานผ่านอีเมล ผู้ส่งต้องแจ้งรายละเอียดงาน วัน เวลา ที่่ต้องส่งงาน กำหนดส่งงานวันไหนยังไง ระบุให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับเข้าใจตรงกันและทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

3. แนบข้อมูลติดต่อกลับให้ชัดเจน ในกรณีที่ส่งจดหมายขอเอกสาร หรือต้องการติดต่อกับใคร ให้ผู้นั้นติดต่อกลับมาต้องทิ้งข้อมูลไว้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เป็นต้น

4. ใช้ภาษาสุภาพและเป็นทางการ การเขียนอีเมลส่วนใหญ่จะใช้ภาษาพูด หรือภาษาปาก เป็นเรื่องที่มักเจอกันบ่อย ซึ่งเป็นสิ่งที่ผิด เพราะ ภาษาเป็นภาษาที่ไม่สุภาพ ควรจะใช้ภาษาที่สุภาพ และเป็นทางการ เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับสาร นอกจากนี้ในการส่งงาน หรือข่าวสารต่างๆ ก็ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ เผื่อมีผู้ที่สนใจข้อมูลสามารถสอบถามข้อมูลได้

5. ตรวจทานอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง เพื่อทบทวนสิ่งที่ต้องการสื่อให้ผู้รับสารได้ฟังอย่างเข้าใจถี่ถ้วน ไม่มีการสะกดผิด เพราะบ่งบอกถึงความไม่ใส่ใจในการเขียนอีเมล

6. อธิบายไฟล์แนบที่จะสื่อสาร เมื่อต้องการแนบไฟล์ส่งอีเมลไปยังผู้รับ ต้องอธิบายให้ชัดเจน ว่าเป้นไฟล์อะไร เพื่ออะไร มีส่วนสำคัญตรงไหนที่ต้องสังเกตเป็นพิเศษ

7. การส่งอีเมลด้วยหัวข้อที่ตรงประเด็น คือ เมื่อผู้รับอ่านแล้วเข้าใจว่าเป็นอีเมลที่่ต้องการจะสื่ออะไร เช่น การสมัครงาน หัวข้อคือ 'สนใจสมัครงานที่บริษัท...ในตำแหน่ง....'

8. การส่งอีเมล โดยใช้ To, Cc, Bcc เป็นการเลือกการส่งอีเมลไปยังผู้รับในระดับการสนทนาที่ต่างกัน คือ

To : จะเป็นการส่งอีเมลโดยตรงถึงผู้รับโดยเฉพาะ เป็นการสนทนากันเพียง 2 คน

Cc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับรวมถึงผู้ที่เกียวข้องกับเรื่อง แต่อาจไม่ได้เป็นฝ่ายรับผิดชอบโดยตรง

Bcc : จะเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับ โดยที่อีเมลจะไม่แสดงให้เห็นว่ามีผู้รับสารคนนี้อ่านเมลอยู่ 

หากเราต้องการจะส่งอีเมลหาใครก็ควรเลือกช่องทางในการสนทนาให้ถูกด้วย เพื่อผู้รับจะได้รับรู้ข่าวสารได้อย่างถูกต้อง

9. คำขึ้นต้น คำลงท้ายของอีเมล ในการส่งอีเมลจะต้องระบุชื่อ ตำแหน่ง บริษัทอะไร และเลือกใช้คำลงท้ายให้ถูกต้อง เหมาะสม ตามกาลเทศะ เช่น สำหรับการแจ้งข้อมูลข่าวสาร ให้ใช้ จึงเรียนมาเพื่อทราบ 

 

           ในการเขียนอีเมล เป็นการสื่อสารทางหนึ่งที่่ผู้ส่งต้องการแจ้งข่าวสาร แจ้งข้อมูล แจ้งงานที่มอบหมายให้ผู้รับทราบ และถือเป็นหลักฐานสำคัญในการทำงาน ฉะนั้นจึงควรเขียนอีเมลให้ถูกต้อง เข้าใจ และกระชับ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งจะสื่อความหมาย นอกจากนี้ การเขียนอีเมลต้องเอาใจเขามาใส่ใจเรา ด้วยการให้เกียรติผู้รับโดยการใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นทางการ ไม่ใช่ภาษาพูดทั่วไป

 

อ้างอิง

www.trueplookpanya.com/true/webboard_detail.php?postid=1

https://blog.jobthai.com/career-tips

https://www.mailmaster.co.th/blog/detail

https://www.techtalkthai.com/8-ways-of-effective-email-writing/

https://www.sales100million.com/single-post/How-To-Write-a-Professional-Email-To-Your-Customer

กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
อัพเดด Template เว็บไซต์ FDD (V2)
โดย mindphp อ 24 พฤษภาคม 2020 3:51 am บอร์ด FDD (Main)
0
1
อ 24 พฤษภาคม 2020 3:51 am โดย mindphp
R - ปรับกราฟฟิก ของเว็บ FDD
โดย mindphp อ 24 พฤษภาคม 2020 3:50 am บอร์ด FDD (Main)
0
2
อ 24 พฤษภาคม 2020 3:50 am โดย mindphp
ความคืบหน้า / Progress
โดย mindphp อ 24 พฤษภาคม 2020 3:46 am บอร์ด FDD (Main)
1
6
อ 26 พฤษภาคม 2020 8:18 am โดย mindphp
VDO - SP Page builder
โดย numtan5839 ศ 22 พฤษภาคม 2020 6:27 pm บอร์ด SP Page Builder Thai Edition - Manual & VDO & เทคนิคการใช้งาน
1
7
ศ 22 พฤษภาคม 2020 7:00 pm โดย mindphp
วิธีการใช้ Google Tasks แอพจัดการบันทึกสิ่งที่ต้องทำ
โดย sirirat ศ 22 พฤษภาคม 2020 11:04 am บอร์ด Share Knowledge
0
103
ศ 22 พฤษภาคม 2020 11:04 am โดย sirirat
งานประจำวันที่ 22 พฤษภาคม 2563
โดย sirirat ศ 22 พฤษภาคม 2020 10:10 am บอร์ด M102 - ศิริรัตน์ ทิพย์น้อย
1
23
ศ 22 พฤษภาคม 2020 11:22 am โดย numtan5839
สรุปการเรียนรู้ประจำวัน 21/05/63
โดย sirirat ศ 22 พฤษภาคม 2020 10:08 am บอร์ด M102 - ศิริรัตน์ ทิพย์น้อย
0
4
ศ 22 พฤษภาคม 2020 10:08 am โดย sirirat
รายงานความคืบหน้า / Process
โดย mindphp ศ 22 พฤษภาคม 2020 1:07 am บอร์ด SP Page Builder Thai Edition (Main)
1
3
ศ 22 พฤษภาคม 2020 1:34 am โดย mindphp
ส่ง site map ให้ google แต่ไม่โชว์ในเมนูบนเว็บเรา จะมีผลอะไรกับเว็บไหมครับ
โดย toonytoony2004 พฤ 21 พฤษภาคม 2020 10:17 pm บอร์ด Joomla Development
7
188
พ 03 มิ.ย. 2020 10:00 am โดย Sirayu
R - [email Formart-หาคน] เเจ้งเมื่อมีคนสมัครงานใน Odoojob
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 5:12 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
1
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 5:12 pm โดย thatsawan
R - [email Formart-หางาน] หลังสมัครงาน บน Odoojob
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:57 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
5
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:57 pm โดย thatsawan
ทำไมสมัครสมาชิกแล้วเข้าสู่ระบบไม่ได้??
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:56 pm บอร์ด MindPHP News & Feedback
1
86
พ 10 มิ.ย. 2020 4:35 pm โดย mindphp
สิ่งสำคัญที่คุ้มครองชีวิตให้ปลอดภัย เงินเก็บสำรองฉุกเฉิน
โดย medalezga พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:45 pm บอร์ด พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย
0
62
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:45 pm โดย medalezga
R - [email Formart-mdsoft] หลังจากสมัครผ่าน mapp "แจ้งข้อมูลการเข้าระบบของเว็บไซต์ OdooJob"
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:42 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
4
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 4:42 pm โดย thatsawan
การกำหนดเลเวลของวัสดุในระบบ ERP เพื่อการใช้งาน
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 3:41 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
62
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 3:41 pm โดย sirirat
การผูก Role เข้ากับ User เพื่อกำหนดสิทธิ์การมองเห็น
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 2:53 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
70
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 2:53 pm โดย sirirat
R - Option ตัวเลือก Industrials
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:01 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
5
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:01 pm โดย thatsawan
เจอปัญหา GitLab Error 500 เฉพาะ user
โดย mindphp พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:01 pm บอร์ด Linux - Web Server
0
287
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:01 pm โดย mindphp
R - Option ตัวเลือก ตำแหน่งที่ตั้ง
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
3
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm โดย thatsawan
R - Option ตัวเลือก หมวดหมู่
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
1
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm โดย thatsawan