ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการเงินระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า นอกจากนี้ยังเป็นเอกสารยืนยันการชำระเงินซึ่งใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ซึ่งใบแจ้งหนี้ถูกใช้แก้ปัญหาต่างๆ เช่น การหลีกเลี่ยงการชำระเงิน การคดโกงที่จะเกิดขึ้นระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ในบทความนี้จะกล่าวถึงว่าใบแจ้งหนี้คืออะไร สำคัญอย่างไร รวมทั้งตอบคำถามที่พบบ่อยอีกด้วย

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้คืออะไร
ทางธุรกิจมีความเกี่ยวข้องกับคนสองกลุ่ม ได้แก่ ผู้ซื้อ และ ผู้ขาย โดยผู้ขายจะต้องให้สินค้าและบริการแก่ผู้ซื้อ และในทางกลับกันผู้ซื้อก็จะจ่ายเงินให้ผู้ขาย ดังนั้นผู้ซื้อจึงเป็นหนี้กับผู้ขาย แล้วผู้ซื้อมักจะเกิดคำถามว่า จะต้องจ่ายเงินมากแค่ไหน และต้องผ่อนสินค้านานแค่ไหน ดังนั้นผู้ขายจึงต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อให้ทราบข้อมูลทั้งหมด ทำให้ผู้ซื้อรู้ว่าติดหนี้อะไรบ้างและได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการ รวมทั้งข้อตกลงทางธุรกรรม เมื่อผู้ซื้อจ่ายเงินแล้ว ธุรกรรมจะเป็นที่สิ้นสุด บิลและใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งเดียวกัน ทั้งคู่เป็นเอกสารที่ต้องส่งให้กับผู้ซื้อเพื่อแจ้งการชำระสินค้าและบริการที่ผู้ขายจัดหาให้

ใบแจ้งหนี้สำคัญอย่างไร
ผู้ขายต้องการเงิน ดังนั้นใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญ จึงต้องส่งให้รวดเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้เขาจะได้รับเงินเร็ว

รัฐบาลนั้นมีความสนใจเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ในหลายประเทศมีการเก็บภาษีสินค้าและบริการ เช่น ภาษีสินค้าและบริการ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีส่งสินค้าข้ามรัฐ ใบแจ้งหนี้จึงเป็นหลักฐานทางธุรกรรมที่ต้องชี้แจงและระบุภาษีการขาย ดังนั้นใบแจ้งหนี้จึงเป็นที่ต้องการตามกฎหมายเกี่ยวกับธุรกรรมเพื่อใช้ในการก่อตั้งบริษัท ถ้าต้องการทราบเกี่ยวกับภาษีแต่ละพื้นที่ ก็ต้องดูในเว็บไซด์

ทางการบัญชี ใบแจ้งหนี้ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญอยู่ เพราะใบแจ้งหนี้ส่งผลต่อการทำบันทึกรายรับรายจ่ายในสมุดบัญชีของผู้ซื้อและผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ใช้ติดตามรายรับ รายจ่าย

ใบแจ้งหนี้เป็นอย่างไร
ใบแจ้งหนี้มีวิธีสร้างหลายวิธี เช่น Google Sheets มีเทมเพลตในการสร้างใบแจ้งหนี้ ถ้าต้องการสร้างในเวลาที่รวดเร็ว แต่ถ้าต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ให้มีความซับซ้อนมากขึ้น และต้องการติดตามการชำระเงินหรือสร้างรายงาน ก็แนะนำซอฟแวร์บัญชี เช่น QuickBooks Online, Xero หรือ Freshbooks

หลักๆแล้ว สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ คือ ชื่อและชื่อบริษัทของผู้ซื้อและผู้ขายที่ทำธุรกรรมทางด้านซ้าย และหมายเลขใบแจ้งหนี้จะอยู่ทางด้านขวา ซึ่งเป็นตัวเลขเฉพาะ ที่เรียงลำดับเลขใบเสร็จรับเงินของแต่ละบริษัท ถัดมาก็จะเป็นวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ใช้สำหรับนับวันครบกำหนดชำระเงินของผู้ซื้อ และท้ายสุดจะเป็นข้อตกลงในการขาย โดยปกติการชำระเงินจะอยู่ภายในรอบ 30 วัน เช่น ถ้าใช้บริการในวันที่ 17 มกราคม วันหมดอายุก็จะเป็นวันที่ 16 กุมภาพันธ์ ต่อไปก็จะเป็นรายละเอียดสินค้าและบริการ จะต้องระบุรายละเอียดให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและการชำระเงินล่าช้า รายละเอียดจำเป็นต้องมีจำนวน ราคา และราคารวม ข้างล่างจะเป็นภาษีและราคารวม

คำถามที่พบบ่อย
จะได้รับใบแจ้งหนี้เมื่อไร
ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งให้หลังจากที่ให้บริการ แต่บางครั้งใบแจ้งหนี้จะถูกส่งให้ก่อนเพื่อเป็นข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย แต่ในกรณีของฝ่ายบัญชีก็จะมีความแตกต่าง

ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเหมือนกันไหม
ไม่ สองสิ่งนี้มีบางอย่างที่เหมือนกัน คือเป็นหลักฐานทางธุรกรรมและทั้งคู่สร้างโดยผู้ขายและเก็บโดยผู้ซื้อ แต่ข้อแตกต่างคือใบแจ้งหนี้ใช้สำหรับเรียกเก็บเงิน และจะสร้างก่อนการชำระเงิน แต่ใบเสร็จจะสร้างหลังการชำระเงิน

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และ ผู้ซื้อต่างกันอย่างไร
ทั้งคู่อย่างมีความเหมือนกันแต่ชื่อเรียกต่างกัน ถ้าเป็นของผู้ขาย จะเรียกว่าใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และถ้าเป็นของผู้ซื้อ จะเรียกว่าใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อ

ใบแจ้งหนี้มีผลทางกฎหมายหรือไม่
โดยปกติ คือ ไม่มีผลทางกฎหมาย สามารถแจกใบแจ้งหนี้ให้ใครก็ได้ ถ้าต้องการจะขายของ แต่จะมีผลทางกฎหมายในกรณีที่ผู้ซื้อและผู้ขายมีข้อตกลงกัน เพราะทั้งสองฝ่ายต่างมีหลักฐาน อย่างน้อยก็ทางอีเมล หรือ การเซ็นสัญญา

ใบแจ้งหนี้ถือเป็นเอกสารสำคัญในซื้อขายเป็นอย่างมาก เพราะใบแจ้งหนี้ถือเป็นหลักฐานทางการเงินให้กับทั้งผู้ซื้อและผู้ขายไว้สำหรับยืนยันการชำระเงิน เพื่อลดปัญหาการคดโกงและทำให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และยังเป็นการตรวจสอบระหว่างทั้งสองฝ่ายอีกด้วย

อ้างอิง

Invoice What you need to know , [ออนไลน์], เข้าถึงได้  https://www.youtube.com/watch?v=O6qtAT_SnIM&feature=emb_title

What is an invoice? Guide, example, what to include , [ออนไลน์], เข้าถึงได้ https://quickbooks.intuit.com/r/invoicing/what-is-an-invoice/

11 สถานที่ที่ดีที่สุดในการรับเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี  [ออนไลน์], เข้าถึงได้ https://www.webhostingsecretrevealed.net/th/blog/web-business-ideas/invoice-templates/

อ้างอิงรูป

https://www.freepik.com/premium-vector/creative-invoice-template_5210272.htm