ปัจจุบันการเขียนจดหมายทางธุรกิจได้เปลี่ยนมาเป็นการเขียนอีเมลหรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดแล้ว ซึ่งอีเมลนั้นก็มีหลากหลายแพลตฟอร์มให้เลือกใช้งาน เช่น Gmail Yahoo Outlook โดยการเขียนอีเมลก็ยังมีความคล้ายคลึงกับการเขียนจดหมายในอดีต การเขียนอีเมลนั้นก็จะมีแบบฟอร์มการเขียนไม่ว่าจะเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ทีนี้มาดูกันว่าเราสามารถเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ
การเขียนอีเมล
โดยอันดับแรกจะมาพูดถึง Header ของอีเมลซึ่งประกอบด้วย 4 ส่วน ได้แก่ To (ถึงใคร) From (จากใคร) Date (วันที่) และ Topic (หัวเรื่อง)
-ในการจะเขียนอีเมลไปหาใครก็ควรจะทราบชื่อของผู้รับ หากไม่ทราบชื่อของผู้ส่งก็ให้ใส่ชื่อตำแหน่งของเขาแทนหรือถ้าทราบทั้งสองอย่าง ก็ใส่ทั้งคู่ เพื่อเป็นการให้เกียรติคนที่ผู้เขียนส่งจดหมายไปให้ ในส่วนของผู้ส่งก็ให้ใช้วิธีการเขียนแบบเดียวกับผู้รับ
ตัวอย่าง To Adam Smith, To Manager, To Martin Brown, Director
-วันที่ จะต้องเขียนโดยใช้ตัวเลขและชื่อเดือนเป็นตัวอักษร เช่น 24 May 1999
-หัวข้อ จะต้องเป็นส่วนที่สั้น กระชับ และครอบคลุมใจความที่ต้องการจะสื่อทั้งหมด เช่น
ต่อมาจะเป็นส่วนของคำขึ้นต้น ส่วนใหญ่จะขึ้นต้นด้วย Dear ตามด้วยชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับอีเมล
จากนั้นในส่วนของเนื้อความ สำหรับจดหมายธุรกิจนั้นจะมีแบบฟอร์มการเขียนที่ค่อนข้างเป็นทางการ โดยอันดับแรกจะต้องกล่าวแนะนำตัวว่าผู้เขียนอีเมลเป็นใคร แล้วบอกจุดประสงค์ของผู้เขียนว่าต้องการอะไร พร้อมทั้งเนื้อหาที่จำเป็นในอีเมลนั้นๆ รวมถึงรายละเอียดเพิ่มเติม หลังจากนั้นก็ลงท้ายขอบคุณและคำลงท้าย มาดูตัวอย่างของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ถูกต้องดังนี้
To : Human resource department
From : Martin Brown
Date : 24 June 2021
Topic : Job application
Dear Human resource department
My name is Martin Brown. I am graduating from communication art at Oxford university. I am writing to apply content creator at this company. I knew job posting from company's website. I want to participate with your organization. Please consider my Resume in attached file. Thank you for your consideration.
Best Regards
Martin Brown
นอกเหนือจากแบบฟอร์มตัวอย่างข้างต้น ผู้เขียนยังสามารถปรับเปลี่ยนข้อความต่างๆตามจุดประสงค์การเขียน แต่ในอีเมลภาษาอังกฤษควรจะมีความกระชับและได้ใจความ รวมไปถึงการเขียนอีเมลจำเป็นต้องคำนึงถึงระดับภาษาที่ใช้และความถูกต้อง เพื่อแสดงถึงความใส่ใจและความละเอียดรอบคอบของผู้เขียนอีเมล
ในปัจจุบันนี้หลายๆธุรกิจต้องใช้ภาษาอังกฤษในการเขียนอีเมล ซึ่งการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสามารถเขียนได้ง่ายๆ เพียงแค่เขียนตามแบบฟอร์มที่มีอยู่ โดยเริ่มตั้งแต่ Header เนื้อหา และคำลงท้าย ถึงแม้ว่าการเขียนอีเมลจะทำตามได้ง่าย แต่ก็ต้องคำนึงถึงความถูกต้อง เช่น การสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ ดังนั้นการเขียนอีเมลจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากในวงการธุรกิจเป็นอย่างมาก
อ้างอิง
การเขียนภาษาอังกฤษธุรกิจ, [ออนไลน์], อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://books.google.co.th/books?id=rfbnDwAAQBAJ&pg=PT22&lpg=PT22&dq=%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99+email+%E0%B8%A0%E0%B8%B2%E0%B8%A9%E0%B8%B2%E0%B8%AD%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%A4%E0%B8%A9+%E0%B9%81%E0%B8%99%E0%B8%9A%E0%B9%84%E0%B8%9F%E0%B8%A5%E0%B9%8C&source=bl&ots=BcL-IlMRG6&sig=ACfU3U2SLxQW9tjpEirJw9qx_89WCQ6zqA&hl=th&sa=X&ved=2ahUKEwjsqIvS5__uAhWVzTgGHYCuBts4bhDoATAJegQIFBAD#v=onepage&q=%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99%20email%20%E0%B8%A0%E0%B8%B2%E0%B8%A9%E0%B8%B2%E0%B8%AD%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%A4%E0%B8%A9%20%E0%B9%81%E0%B8%99%E0%B8%9A%E0%B9%84%E0%B8%9F%E0%B8%A5%E0%B9%8C&f=false
How to write an academic Email , [ออนไลน์], อ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://getproofed.com/writing-tips/how-to-write-an-academic-email/
การเขียนจดหมาย Letters และ Email ภาษาอังกฤษกับครูซานต้า , [ออนไลน์], อ่านเพิ่มเติมได้ที่ http://importbytop.blogspot.com/2015/09/letter-email.html
อ้างอิงรูป
https://www.istockphoto.com/search/2/image?phrase=email
