ในยุคดิจิทัลที่การสื่อสารภายในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ หลายบริษัทใช้แพลตฟอร์มต่างๆ ในการติดต่อประสานงานกัน หนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมคือ Skype แต่เนื่องจาก Skype กำลังจะปิดตัวลง บริษัทของเราจึงต้องมองหาโซลูชันใหม่ที่สามารถรองรับการทำงานได้อย่างราบรื่น ทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดที่เราเลือกใช้คือ Microsoft Teams (ไมโครซอฟต์ ทีม) (MS Teams) เนื่องจากสามารถดึงข้อมูลสำคัญจาก Skype ได้ และยังมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์การใช้งานในองค์กร

Flow Chart เป็นเครื่องมือที่โปรแกรมเมอร์ใช้แปลง Algorithm หรือขั้นตอนกระบวนการทำงาน ตามลักษณะของแผนภาพเพื่อให้คนอื่น ๆ เข้ามาศึกษาต่อจะได้เข้าใจง่ายโดยไม่มีรูปแบบตายตัว และสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นกับขั้นตอนการทำงานของโปรแกรมนั้น ๆ

เหตุผลในการเลือกใช้ MS Teams

1. ความต่อเนื่องของข้อมูล: MS Teams สามารถดึงรายการแชท ผู้ติดต่อ และข้อมูลข้อความจาก Skype มาใช้ต่อได้ทันที
2. ข้อจำกัดของไฟล์ที่ย้ายได้: ข้อความและไฟล์ภาพ (.png) สามารถดึงมาได้ แต่ไฟล์วิดีโอบันทึกประชุมในแชทกลุ่มจะไม่ถูกย้ายมาด้วย
3. การรองรับบุคคลภายนอก: MS Teams ช่วยให้สามารถสร้างลิงก์ประชุมและเชิญบุคคลภายนอกเข้าร่วมได้ง่าย เหมาะกับระบบสมัครงานและการทดสอบพนักงานใหม่
4. ความสะดวกในการใช้งาน: รองรับทั้งบนเบราว์เซอร์และแอปพลิเคชัน ทำให้สามารถเข้าถึงได้สะดวกตามอุปกรณ์ที่ใช้งาน

วิธีการย้ายจาก Skype ไปยัง MS Teams

1. ตรวจสอบการแจ้งเตือนบน Skype: ด้านบนของแอป Skype จะมีลิงก์เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการย้ายข้อมูล กดเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้
2. การร้องขอ Export ข้อมูล: หากต้องการนำข้อมูลไปใช้กับโปรแกรมอื่น ต้องทำเรื่องร้องขอ อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลานานและไม่มีความคืบหน้า
3. การจัดการไฟล์วิดีโอ: แนะนำให้ดาวน์โหลดไฟล์วิดีโอบันทึกไว้ก่อนการย้าย เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
4. ดาวน์โหลดและติดตั้ง MS Teams: สำหรับผู้ที่ใช้งานเป็นประจำ แนะนำให้ติดตั้งแอปพลิเคชัน ส่วนผู้ใช้ทั่วไปสามารถใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ก่อน
5. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีเดิม: ใช้อีเมลหรือบัญชีที่เคยใช้กับ Skype เมื่อเข้าสู่ระบบ ระบบจะให้เลือกโปรไฟล์ระหว่าง
   
   1. โปรไฟล์ใหม่ของ MS Teams
   2. โปรไฟล์ที่มีข้อมูลจาก Skype เลือกตัวเลือกที่สองเพื่อให้สามารถเข้าถึงแชทและรายชื่อผู้ติดต่อเดิมได้

ผลการทดสอบการใช้งาน MS Teams

1. สามารถสื่อสารกับผู้ที่ยังใช้ Skype ได้ โดยมีการแจ้งเตือนครบถ้วน
2. MS Teams มีการแจ้งเตือนที่รวดเร็วกว่า Skype
3. จุดที่แตกต่างใน Chat MS Team ตอนนี้เวลาส่งข้อความแชทไป จะไม่เห็นว่าใครอ่านแล้วเหมือนย skype ยังไม่ได้ลองแชท กับคนที่ใช้ MS Team เพิ่ม
4. การโทรผ่านวิดีโอระหว่าง MS Teams และ Skype ยังไม่สามารถบันทึกวิดีโอได้ ยังไม่ได้ทดสอบการแชทกับผู้ที่ใช้ MS Teams โดยตรงเพิ่มเติม

การเปลี่ยนจาก Skype ไปใช้ MS Teams โดยดูแนวทางติดตั้งและกำหนดค่าเตรียมพร้อมใช้งาน MICROSOFT TEAMS  ได้ก่อนเพื่อนำมาใช้งาน ซึ่งเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับองค์กรที่ต้องการความต่อเนื่องในการสื่อสาร ข้อมูลแชทและรายชื่อผู้ติดต่อสามารถย้ายมาได้ แต่ไฟล์วิดีโอที่บันทึกไว้ในแชทกลุ่มต้องดาวน์โหลดเก็บไว้เองก่อน MS Teams มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ช่วยให้ทำงานได้สะดวกขึ้น เช่น การสร้างลิงก์ประชุมสำหรับบุคคลภายนอก และรองรับทั้งแอปพลิเคชันและเบราว์เซอร์ อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างบางจุด เช่น การแจ้งเตือนการอ่านข้อความ และข้อจำกัดด้านการบันทึกวิดีโอระหว่างแพลตฟอร์ม ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรพิจารณาเพิ่มเติมในการใช้งานนอกจากการสื่อสารแล้วหากต้องการให้ในบริษัททำงานกันไปทิศทางเดียวสามารถปรับมาใช้ระบบ ERP ซึ่งสามารถทำความเข้าใจได้ที่หมวด OpenERP - ระบบ ERP OpenSource

---