ดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งานดาวไม่ได้ใช้งาน
 

ความสำคัญของ Petty Cash ในระบบ ERP

Petty Cash หรือ เงินสดย่อย 

         เป็นเงินสดที่ใช้จ่ายภายในธุรกิจ ในการซื้อของที่จำเป็นเล็กๆน้อยๆ และเป็นรายการที่เกิดเป็นประจำ ทุกๆ ต้นเดือนธุรกิจจะมีการตั้งวงเงินจำกัดไว้จำนวนหนึ่งเพื่อนำไปใช้จ่ายต่างๆ แต่จะไม่มีการออกเช็ค ซึ่งรายจ่ายที่เกิดขึ้นจะมีผู้รับผิดชอบ เรียกว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย  จะทำการเบิกเงินสดย่อยไว้ไม่มากหรือน้อยเกินไปแล้วแต่ความเหมาะสม เมื่อสิ้นเดือนจะมีการเบิกชดเชยในส่วนที่เกินมา 

เงินสดย่อย นำไปจ่ายอะไรได้บ้าง

- ค่าเดินทางสำหรับ การอบรม สัมมนาต่างๆ ของบุคคลภายในธุรกิจ

- ค่าอาหารหรือเบี้ยเลี้ยง สำหรับการประชุม การอบรม สัมมนา

- ค่าไปรษณีย์สำหรับการส่งเอกสารต่างๆ ไปยังลูกค้า หรือผู้จำหน่าย เช่น โปรโมชั่นเสริม,ใบกำกับภาษี,ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น

- ค่าน้ำมันรถ ในการจัดส่งเอกสารสำคัญๆ

- ค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำ, ค่าไฟฟ้า, ค่าโทรศัพท์, ค่าอินเตอร์เน็ต เป็นต้น

 

ขั้นตอนในการบันทึกเงินสดย่อย

1. ผู้รักษาเงินสดย่อย ต้องทำการตั้งวงเงินสดย่อยก่อน

2. บันทึกรายการเงินสดย่อยที่เกิดขึ้นในธุรกิจตามเอกสารที่ได้รับมา เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน

3. เบิกชดเชยเงินสดย่อยที่เกินกว่าวงเงินที่ตั้งไว้

        ซึ่งส่วนใหญ่จะมีการบันทึกในระบบบัญชีของแต่ะธุรกิจ ในระบบ ERP สามารถบันทึกเงินสดย่อยได้เช่นกัน เป็นผลดีต่อธุรกิจในการเข้าไปควบคุมการใช้จ่ายเงินสดย่อยได้ โดยระบบ ERP จะจำกัดสิทธิ์ในการดูแลในส่วนนี้ หากผู้ที่ต้องการเบิกเงินสดย่อยไปใช้จ่ายต่างๆ จะต้องทำเรื่องส่งมายังผู้รักษาเงินสดย่อยก่อน ถึงจะอนุมัติจ่ายเงินสดย่อยดังกล่าวได้ เป็นการป้องกันการรั่วไหลของเงินสดย่อยได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ระบบ ERP ยังสามารถเก็บหลักฐานการจ่ายเงินสดย่อยได้อีกด้วย

 

ขั้นตอนในการบันทึกเงินสดย่อยในระบบ ERP

1. เข้าระบบ ERP > Human Resource > Expenses > Create

ขั้นตอนในการบันทึกเงินสดย่อยในการเบิกขอเงินสดแก่ผู้รักษาเงินสดย่อย

ขั้นตอนในการบันทึกเงินสดย่อยในระบบ ERP

 

2. ระบบจะแสดงข้อมูลที่ต้องบันทึก ดังนี้

รายละเอียดข้อมูลที่ต้องบันทึกในขอเบิกเงินสดย่อย

รายละเอียดข้อมูลที่ต้องบันทึกเพื่อเบิกเงินสดย่อย

 

      1) Employee : เป็นรายชื่อผู้บันทึกเบิกเงินสดย่อย 

      2) Description : เป็นการอธิบายค่าใช้จ่ายที่ต้องการจะเบิก เช่น ค่าเดินทาง, ค่าโทรศัพท์, ค่าโรงแรม

      3) Date : เป็นวันที่ที่จะขอเบิก 

      4) Department : เป็นแผนกที่บันทึกข้อมูลขอเบิกเงินสดย่อย

      5) Description : เป็นรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ขอเบิก ค่าอะไร วันที่จ่าย ราคาต่อหน่วย จำนวนที่จ่าย ยอดรวมที่จ่าย 

 

3. เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย สามารถบันทึก Note สำคัญๆ พร้อมกับแนบหลักฐานสำคัญต่างๆ เกี่ยวกับเงินสดย่อย

เช่น บิลเงินสดที่ได้รับจากค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ที่ Log a note 

 บันทึกรายละเอียดใน Note และแนบหลักฐานใน Log a note ในระบบได้

Note สามารถบันทึกข้อมูลและแนบหลักฐาน ได้ที่ Log a Note

 

 4. 1) เมื่อกด save ระบบจะแสดง Submit to Manager หน้าจอนี้จะยังสามารถแก้ไขได้ รอจนกว่าผู้รักษาเงินสดย่อยขอนุมัติ

     2) สถานะก็จะเปลี่ยนไปจาก New เป็น Waiting Approve คือสถานะที่รอการอนุมัติจากฝ่ายผู้รักษาเงินสดย่อย

     3) เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยอนุมัติ สถานะจะเปลี่ยนเป็น Approve คือ ผ่านการพิจารณาค่าใช้จ่ายที่ขอมาแล้ว

     4) จะเข้าสู่การรอการจ่ายเงินจากผู้รักษาเงินสดย่อย Waiting Payment

     5) Paid การจ่ายเงินให้กับผู้ขอจ่ายโดยผู้รักษาเงินสดย่อย

 

รายละเอียดในการแจ้งสถานะของใบขอเบิกเงินสดย่ิย

รายละเอียดเพิ่มเติมที่สามารถรับรู้สถานะที่เกิดขึ้นของใบเงินสดย่อยในระบบ ERP

 

เพียงเท่านี้ระบบก็สามารถบันทึกข้อมูลให้กับฝ่ายผู้รักษาเงินสดย่อยได้ สะดวกทั้งผู้ขอและผู้จ่ายเงินสดย่อย ทั้งนี้ยังปลอดภัย และป้องกันการรั่วไหลของเงินสดย่อยได้อีกทางหนึ่ง รวมไปถึงการเก็บหลักฐานเอกสารที่ได้รับจากการบิลเงินสดที่ได้จากผู้ขอเบิกเงิน สามารถตรวจสอบได้ง่าย โปร่งใส และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับการนำไปใช้ภายในองค์กร

 

บทความเพิ่มเติม

 Petty Cash เพทที แคช คืออะไร

Accounting software

โปรแกรม Suppliers Payment Management บริหารจัดการการชำระเงินของซัพพลายเออร์

Expenses คืออะไร

โปรแกรมทรัพยากรมนุษย์ Human Resources บริหารจัดการบุคลากรได้อย่างดีเยี่ยม

กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
เจอปัญหา GitLab Error 500 เฉพาะ user
โดย mindphp พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:01 pm บอร์ด Linux - Web Server
0
286
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:01 pm โดย mindphp
R - Option ตัวเลือก ตำแหน่งที่ตั้ง
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
3
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm โดย thatsawan
R - Option ตัวเลือก หมวดหมู่
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
1
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm โดย thatsawan
R - Option ตัวเลือก การศึกษา
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
1
2
ส 06 มิ.ย. 2020 6:50 pm โดย thatsawan
R - Option ตัวเลือก สวัสดิการ
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
2
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:00 pm โดย thatsawan
R - Option ตัวเลือก ประเภทการจ้าง
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:59 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
1
2
ส 06 มิ.ย. 2020 6:53 pm โดย thatsawan
ERP กับการขอเบิกเครื่องมือมาใช้จากสโตร์
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:58 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
46
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:58 pm โดย sirirat
R - Option ตัวเลือก ประสบการณ์
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:53 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
1
3
ส 06 มิ.ย. 2020 6:50 pm โดย thatsawan
R - Option ตัวเลือก เงินเดือน
โดย thatsawan พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:53 pm บอร์ด Odoojob.com - Manual & Content
0
3
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:53 pm โดย thatsawan
การจัดการภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อนำส่งในระบบ ERP
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:00 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
45
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 12:00 pm โดย sirirat
การตั้งหนี้จากรายการซื้อวัสดุอุปกรณ์ในระบบ ERP
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 11:00 am บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
45
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 11:00 am โดย sirirat
งานประจำวันที่ 21 พฤษภาคม 2563
โดย sirirat พฤ 21 พฤษภาคม 2020 10:08 am บอร์ด M102 - ศิริรัตน์ ทิพย์น้อย
4
26
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 8:45 pm โดย thatsawan
R - รูปแบบชื่อที่ใช้ แสดง และ subject ของ E-mail แต่ละฉนับ
โดย mindphp พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:53 am บอร์ด OdooJob.com - Developer
0
1
พฤ 21 พฤษภาคม 2020 1:53 am โดย mindphp
สรุปการเรียนรู้ประจำวัน 20/05/63
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 8:47 pm บอร์ด M102 - ศิริรัตน์ ทิพย์น้อย
0
4
พ 20 พฤษภาคม 2020 8:47 pm โดย sirirat
ตัวเลือกในการเรียกดูรายงาน AR BALANCE DETAIL REPORT เพื่อให้ได้รายการที่ต้องการ
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 7:01 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
50
พ 20 พฤษภาคม 2020 7:01 pm โดย sirirat
Work Request ในระบบ ERP สำหรับการออกเอกสารใบขอจ้างงานผู้รับเหมา
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 6:40 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
57
พ 20 พฤษภาคม 2020 6:40 pm โดย sirirat
3 วิธีการคุม Budget ในระบบการสั่งจ้างผู้รับเหมา
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 6:07 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
49
พ 20 พฤษภาคม 2020 6:07 pm โดย sirirat
ความแตกต่างระหว่างเงินสดย่อยกับเงินทดรองจ่าย
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 5:30 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
45
พ 20 พฤษภาคม 2020 5:30 pm โดย sirirat
ระบบ ERP กับการตั้งเงินมัดจำจ่ายเพื่อให้บัญชีดึงไปตั้งหนี้จ่ายชำระ
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 3:58 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
52
พ 20 พฤษภาคม 2020 3:58 pm โดย sirirat
ระบบ ERP กับการสั่งซื้อวัสดุและอุปกรณ์เพื่อใช้งานในบริษัท
โดย sirirat พ 20 พฤษภาคม 2020 12:56 pm บอร์ด Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี
0
129
พ 20 พฤษภาคม 2020 12:56 pm โดย sirirat