การออกแบบรหัสสินค้า หรือบริการ
การออกแบบรหัสสินค้า แทนสินค้าในแต่ละประเภท ในการทำบัญชี ปัญหาที่พบบ่อยๆ คือการออกแบบรหัสสินค้า หรือบริการ ตอนแรกตั้งรหัสสินค้าพบปกติ แต่พอไปอีกสักระยะ กลายเป็นว่ารหัสที่คิดไว้ดันไม่รองรับกับชนิดสินค้าที่เพิ่มขึ้น
การจะเอารหัสบาร์โค้ดที่มากับสินค้ามาใช้ ก็เป็นเรื่องที่ง่าย เพราะไม่ต้องมาออกแบบเอง แต่พอจะดูสินค้าเป็นกลุ่มๆ ก็จะแยกไม่ได้ เพราะรหัสบาร์โค้ดไม่ได้ถูกออกแบบไว้สำหรับกิจการของเรา เป็นรหัสที่ทางผู้ขายออกแบบมาสำหรับสินค้าเท่านั้น และในที่สุดเราจะต้องมาออกแบบรหัสสินค้าหรือบริการไว้ใช้เอง เพื่อใช้บริหารจัดการสำหรับธุรกิจของเรา
ลักษณะของรหัสสินค้าที่ดี
1. แสดงคุณสมบัติของสินค้าได้ เช่น แหล่งที่มา ขนาด หรือลักษณะของสินค้าหรือบริการ
2. รองรับสินค้าที่จะเพิ่มเติมในอนาคตได้อย่างเพียงพอ
3. แยกกลุ่มของสินค้าได้ตามลำดับความสำคัญของสินค้าที่กิจการจำหน่ายอยู่
วิธีการเริ่มต้นออกแบบรหัสสินค้า
ในระบบคอมพิวเตอร์ หากจะใช้ชื่อสินค้าโดยตรงเพื่อเรียกใช้งาน จะไม่สะดวกนัก อีกทั้งการลำดับสินค้าที่ต้องการให้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน ย่อมทำให้เกิดความสับสน เพื่อให้เกิดความสะดวกชื่อของสินค้าต่างๆ จึงมักนิยมที่จะใช้ "รหัสสินค้า" แทนชื่อของสินค้านั้นๆ โดยการกำหนดรหัสสินค้าจะต้องมีลักษณะดังนี้
ตัวอย่างการสร้างรหัสสินค้าหรือบริการ
1) สมมุติว่า เป็นกิจการ โทรคมนาคม DataCenter แบนด์วิชท์ (Bandwidth) เราจะให้ประเภทของสินค้า หรือบริการ เป็นความสำคัญลำดับที่ 1 จะให้รหัสนี้มาความยาว 2 หลัก ตั้งแต่ 01-99 จะขึ้นต้นตัวย่อ ของประเภทของงาน Internet
เช่น
- 01=colocation
- 02=Cloud
- 03=Domain
- 04=Hosting
2) แต่ละประเภทก็จะมีการแยกย่อย แต่ประเภทนั้น ย่อยลงไปอีก
เช่น การตั้งรหัส สินค้า ของ Domain
Domain001 = .com
Domain002 = .net
Domain003 = .co.th
Domain004 = .in.th
Domain005 = .org
Domain006 = .biz
สามารถแสดงคุณสมบัติของสินค้าที่ต้องการได้อย่างเด่นชัด เช่น , ขนาดของสินค้า , ลักษณะของสินค้า เป็นต้น
รหัสที่ออกแบบ จะต้องสามารถรองรับสินค้าใหม่ๆ ที่จะเพิ่มเติมได้ในอนาคต โดยรหัสจะอยุ่ในกลุ่มของสินค้าเดิมที่เคยมีมาอยู่ก่อนแล้ว
ควรใช้ตัวเลขในการออกแบบรหัส เนื่องจากสามารถที่จะทราบถึงการเรียงลำดับของสินค้าได้อย่างชัดเจน และสินค้าทุกตัวจะต้องมีความยาวของรหัสเท่ากันทั้งหมด
สรุป
การออกแบบรหัส จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละกิจการ ไม่จำเป็นว่าจะต้องนำรหัสสินค้าของผู้ผลิตมาใช้ในกิจการ เพราะรหัสดังกล่าว อาจจะเป็นรหัสที่เหมาะสมสำหรับผู้ผลิตฝ่ายเดียวเท่านั้น หากนำรหัสนั้นมาใช้งาน บางครั้งอาจเกิดปัญหาในกรณีไปซ้ำกับผู้ผลิตรายอื่น
ตัวอย่าง การสร้างรหัสสินค้า ระบบ ERP
