การบันทึกใบ Invoice จากการแจ้งหนี้ของผู้จำหน่าย
Supplier Invoice คือ
ใบแจ้งหนี้ที่ทางบริษัทได้รับจากผู้จำหน่าย ซึ่งเมื่อบริษัทได้รับแล้วจะต้องนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในระบบ เพื่อแจ้งรายละเอียดของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นให้บัญชีได้ทราบ ใบแจ้งหนี้จะแสดงข้อมูลสินค้าที่บริษัทได้สั่งซื้อ และข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องกับผู้จำหน่ายและข้อมูลของบริษัท
เรามาดูกันว่าส่วนประกอบในการบันทึกใบ Invoice มีอะไรบ้าง และขั้นตอนการบันทึกใบ Invoice ในระบบ ERP ต้องทำอย่างไร
1.เข้าไปที่ Accounting > Supplier Invoice > create
2.ระบบจะแสดงหน้าจอที่ต้องบันทึกมาให้ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
1) Company Branch : เป็นการใส่สาขาหรือสำนักงานใหญ่ของบริษัทผู้จำหน่าย
2) Supplier : ชื่อผู้จำหน่าย
3) Tax ID. : เป็นการใส่เลขที่ผู้เสียภาษีของบริษัทผู้จำหน่าย ซึ่งข้อมูลจะถูกดึงมาจากฐานข้อมูลของผู้จำหน่าย
4) Supplier Invoice Number : เลขที่ใบแจ้งหนี้ของผู้จำหน่ายจะดูจากตัวใบแจ้งหนี้ที่ผู้จำหน่ายได้ส่งมาให้บริษัท
5) Invoice date : วันที่ใบแจ้งหนี้
6) Due date : วันครบกำหนดการจ่ายำระหนี้
7) Account : ชื่อบัญชีที่ทางบริษัทได้ตั้งค่าไว้
8 )Journal : การบันทึกใบแจ้งหนี้นี้จะแสดงในสมุดรายวันประเภทไหน เช่น บันทึกใบแจ้งหนี้ ก็จะแสดงในสมุดรายวันซื้อ
9) Header for report : การเลือกแสดงข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ปกติ ใบแจ้งหนี้ที่มีใบกำกับภาษี เป็นต้น
10) Invoice : แสดงรายละเอียดข้อมูลของสินค้าที่ซื้อ เช่น ชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยสินค้า ราคาสินค้าต่อหน่วย และการคิดภาษีสินค้าแบบ Input Output เป็นต้น
3.Other info เป็นการแสดงเกี่ยวกับข้อมูลภายในบริษัท ใครเป็นผู้รับผิดชอบ มีวงเงินการจ่ายเงินเท่าไร จ่ายผ่านธนาคารอะไร เป็นต้น
- Inv3.png (11.66 KiB) Viewed 901 times
4.เมื่อทำการใส่ข้อมูลของสินค้าเรียบร้อยแล้วสามารถกด save ได้เลย หลังจากนั้น่ายบัญชีจะทำการตรวจสอบข้อมูลและกด Validate ยืนยันว่า้อมูลถูกต้อง ระบบERP จะทำการบันทึกข้อมูลและออกเลขที่ใบ Invoice ให้ดังรูป
5.หากต้องการตรวจสอบว่าเราได้สร้างใบ Invoice ใบนั้นจริงๆมั้ย ให้ย้อนกลับมากด Supplier Invoice จะเห็นใบ Invoice ของผู้จำหน่ายที่ได้สร้างไว้
เมื่อสร้างใบ Invoice เสร็จเรียบร้อย จากนั้นก็รอให้ฝ่ายบัญชีจัดการเอกสาร นำเงินไปจ่ายชำระหนี้ ภายในระยะเวลาที่กำหนดแล้วกลับมาบันทึกการชำระเงินเพื่อออกใบกำกับภาษีให้แก่ผู้จำหน่ายอีกครั้ง หากมีการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง จะเห็นว่าการทำงานบนระบบ ERP นั้นง่ายและสะดวกต่อการใช้งานเป็นอย่างยิ่ง