ข้อมูลที่ต้องใส่ในใบ Invoice ของลูกค้า ในโปรแกรม OpenERP

การใช้งานและ แนะนำโปรแกรมเกี่ยวกับ งานบัญชี และ ERP อีอาร์พี

Moderators: mindphp, ผู้ดูแลกระดาน

nnamfon.26
PHP Hero Member
PHP Hero Member
Posts: 177
Joined: 21/10/2019 10:16 am

ข้อมูลที่ต้องใส่ในใบ Invoice ของลูกค้า ในโปรแกรม OpenERP

Post by nnamfon.26 » 26/10/2019 7:45 pm

ข้อมูลที่ต้องใส่ในใบInvoice ของลูกค้าใน โปรแกรม OpenERP
ก่อนอื่นต้องอธิบายก่อนว่า Invoice คืออะไร? ใบ Invoice คือ ใบที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และเป็นเอกสารที่ใช้ในการชำระเงิน ซึ่งจะใช้กับบริษัทที่มีเครดิตในการชำระเงิน ส่วนใหญ่จะมีการออกใบผิดพลาดบ่อย อันเนื่องจากการกรอกรายละเอียดไม่ครบถ้วน ไม่ตรงตามใบเสนอราคา หรือลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบการได้รับเงินช้ากว่าที่กำหนด
ข้อมูลที่ต้องกรอกในโปรแกรม OpenERP มีอะไรบ้างมาดูกัน
1.เมื่อเรากรอกข้อมูลของลูกค้าเสร็จเรียบร้อย จะต้องมาสร้าง ใบ Invoice ใน Accounting > Customer Invoice > Create
11.png
2.หน้าจอก็จะแสดงข้อมูลตามรูป เรามาดูในแต่ละส่วนว่าต้องกรอกอะไรบ้าง
12.png
13.png
1) Company Branch ส่วนนี้คือสำนักงานใหญ่ หรือสาขาย่อย แต่ส่วนใหญ่จะเป็น Head Office หรือสาขาใหญ่
2) Customer เป็นชื่อบริษัทของลูกค้า เมื่อเราเลือกชื่อได้แล้วข้อมูลต่างๆที่กรอกในส่วนของข้อมูลลูกค้าก็จะลิ้งค์มาทันที เช่น หมายเลข 3) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3) Tax ID. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า
4) Invoice Date คือ วันที่ที่เราจะต้องแจ้งหนี้เมื่อถึงกำหนดชำระให้ลูกหนี้ทราบ
5) Journal สมุดรายวัน ลูกค้าก็จัดอยู่ในสมุดรายวันขาย
6) Account ชื่อบัญชี ที่เราจะบันทึก เช่น ลูกหนี้การค้า,ลูกหนี้การค้า-ค่าบริการ
7) Header for Report หัวรายงานที่เราจะแสดงออกมาส่งผลตอนปริ้นเอกสารด้วย
8) Invoice Lines เป็นตัวแสดงรายละเอียดของรายการข้อมูสินค้าที่ลูกค้าได้ทำการค้า เมื่อกรอกข้อมูลต่างๆลงไปโปรแกรมจะคำนวณตัวเลขมาให้ แต่เราต้องใส่ประเภท taxes ให้ถูกต้อง ไม่เช่นนั้นโปรแกรมจะคำนวณเลขมาให้ผิด
9) Other info แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัทเราเอง เช่น ใครเป็นคนติดต่อกับลูกค้า ธนาคารที่ใช้ติดต่อ กำหนดการจ่ายเงินลูกค้าถึงวันไหน อ้างอิงเกี่ยวกับลูกค้า ซึ่งที่กล่าวมาข้างต้นนี้ เราสามารถแก้ไขได้ตลอดหากทางเรามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลติดต่อภายในบริษัท

3.หลังจากนั้นก็กด save เพื่อบันทึกข้อมูล ให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหากเรียบร้อย บัญชีจะกด validate เพื่อยืนยันการตรวจสอบ เราก็จะได้ใบ Invoice ออกมา
14.png
เราสังเกตเห็นว่าหาก save แต่ข้อมูล ตัวใบInvoiceจะมีสถานะเป็น draft ซึ่งโปรแกรมจะไม่รันเลที่ของใบinvoiceมาให้ จนเมื่อบัญชีก็ validate สถานะก็จะเปลี่ยนเป็น open
10.png
0.png
4.เราสามารถออกใบinvoiceได้แล้ว โปรแกรม openERP ยังสามารถส่ง ใบ invoice นี้ไปยังลูกค้าหรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย โดยการกด Send by Email
17.png
หมายเลข1) โปรแกรมสามารถให้เลือกบัญชีที่จะส่งลูกค้าได้ แต่ต้องจำชื่อผู้ติดต่อของบริษัทนั้นๆให้ได้
หมายเลข2) แสดงรายละเอียดอีเมล ซึ่งเราสามารถแก้ไข เพิ่มเติมข้อมูลนอกเหนือจากส่วนนี้ไปได้
หมายเลข3) เป็นการเปลี่ยนภาษาในส่วนของรายละเอียดในหมายเลข 2)
หมายเลข4) เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยก็สามารถกดส่งได้เลย
5.นอกจากนี้เราสามารถกด Print Invoice ได้ โปรแกรมจะออกแบบฟอร์มไว้เรียบร้อย เราสามารถปริ้นส่งให้ลูกค้าได้เลย
18.PNG
18.PNG (32.29 KiB) Viewed 275 times
โปรแกรม OpenERP ใช้งานง่ายและสะดวกมาก ลองใช้ดูกันนะคะ
0.png
Attachments
15.png
16.png

  • Similar Topics
    Replies
    Views
    Last post

Return to “Accounting software & ERP โปรแกรมบัญชี ระบบอีอาร์พี”

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 8 guests