โปรแกรม Visio ช่วยออกแบบผังทางเดินเอกสาร

[Duanghathai Termtem]

โปรแกรม Visio ช่วยออกแบบผังทางเดินเอกสาร หรือ Document Flowchart
Microsoft Visio เป็น Microsoft Office อีกประเภทนึง ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อช่วยในการสร้าง Flow Chart หรือ Diagram ของงานในสาขาต่างๆ ให้สามารถทำได้ง่ายขึ้น ลักษณะที่สำคัญอย่างหนึ่งของการสร้าง Flow Chart บน Visio คือ มีรูปไดอะแกรมพื้นฐานต่างๆ จัดเตรียมไว้ให้ ทำให้สะดวกในการใช้งาน

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (12.34 KiB) Viewed 118 times

ข้อดีของโปรแกรม Visio คือ เป็นโปรแกรมที่ถูกสร้างให้สนับสนุนการทำงานกับโปรแกรมออฟฟิศอื่นๆได้ เป็นอย่างดี จึงถือว่าเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ใคหลายคนน่าจะรู้จัก

ข้อดีของการทำ Flowchart สร้างผังทางเดินเอกสาร
สำหรับการสร้าง Flowchart นั้น มีการนำมาใช้ประโยน์ในหลากหลายด้านมาก โดยเฉพาะสำหรับงานด้านการบริหารนั้น การสร้างผังทางเดินเอกกสาร เปรียบเสมือนการวางแผนการจัดการภายในอค์กร หรือเป็นการสะท้อนโครงสร้างองค์กรได้ด้วย ดังนั้นการสร้าง Flowchart จึงสามารถพบเห็นได้แทบทุุกงาน

การเริ่มต้นใช้งาน Visio 2013
1.เมื่อเปิดโปรแกรมมา หน้าจอจะแสดงผลดังภาพ เพื่อเป็นการเริ่มต้นการทำงาน หรือเพื่อเปิดไฟล์งานเดิม โดยโปรแกรมจะมีรูปแบบการเริ่มสร้างงานให้เลือกในรูปแบบที่หลากหลาย ผู้ใช้สามารถลือกได้ตามวัตถุุประสงค์

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (291 KiB) Viewed 118 times

2.สำหรับการสร้างผังทางเดินเอกสาร ให้เริ่มจากการเลือกแบบ "Basic Diagram"
3.การจัดทำแผนภาพทางเดินเอกสาร (Document Flowchart) เริ่มต้นด้วยการสร้างแผนกที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีนั้น โดยกดที่ More Shapes , Flowchart และ Cross-Functional Flowchart Shapes

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-3.png (126.45 KiB) Viewed 118 times

4.เลือก Swimlane (vertical หรือแบบแนวตั้ง) แล้วลากมาวางที่แผ่นกระดาษ โดยผู้ใช้งานสามารถเพิ่มลดจำนวนแผนกได้ตามต้องการ และสามารถขยายช่องได้ตามความเหมาะสม

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-4.png (123.25 KiB) Viewed 118 times

5.การสร้างสัญลักษณ์ "จุดเริ่มต้นของทางเดินเอกสาร" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-6.png (2.51 KiB) Viewed 118 times

โดยกดที่ More Shapes , General และ Blocks
6.เลือกแบบ 2-D Single แล้วลากมาวางที่แผ่นกระดาษ ดังภาพ

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (138.51 KiB) Viewed 116 times

7.การสร้างสัญลักษณ์ "เอกสารต้นฉบับที่จัดทำขึ้นเป็นครั้งแรก" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (952 Bytes) Viewed 116 times

โดยกดที่ More Shapes , Flowchart และ Miscellaneous Flowchart Shapes

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-3.png (147.39 KiB) Viewed 116 times

8.เลือก "Tagged process" แล้วลากมาวางที่แผ่นกระดาษ ด้านในของช่องแผนกที่เป็นผู้ออกเอกสาร

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-4.png (53.34 KiB) Viewed 116 times

9.การสร้างสัญลักษณ์ "เอกสารสำเนา" โดยกดที่ "External entity 1" แล้วลากมาวางที่แผ่นกระดาษ แล้วปรับขนาดให้เท่ากับเอกสารต้นฉบับ

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (99.45 KiB) Viewed 114 times

10.การ "ใส่ชื่อเอกสารต้นฉบับ" โดยกดที่เอกสาร 1 ครั้ง และให้กดที่เอกสารอีก 1 ครั้ง (ไม่ใช่การดับเบิ้ลคลิก) จากนั้นให้กด F2 ก็จะสามารถแก้ไขชื่อเอกสารได้
11.การ "ใส่ชื่อเอกสารสำเนา" โดยกดดับเบิ้ลคลิกที่เอกสาร ก็จะสามารถแก้ไขชื่อเอกสารได้เลย
12.วิธีการนำเอกสารสำเนามาซ้อนกัน ให้ลากเอกสารสำเนามาซ้อนไว้ด้านบนเอกสารต้นฉบับ จากนั้นคลิกขวาเลือก "Send to Back" และยังสามารถ copy เอกสารสำเนาได้ตามจำนวนที่ต้องการ
13.วิธีการจัดกลุ่มเอกสารเพื่อให้ง่ายและรวดเร็วในการจัดวางเอกสาร โดยการใช้เมาท์ลากคลุมเอกสารทั้งหมด จากนั้นคลิกขวาเลือก Group ก็จะสามารถเลื่อนเอกสารทั้งหมดได้ตามต้องการ
14.วิธีการเพิ่มข้อความ เพื่ออธิบายหรือเพื่อเพิ่มจำนวนเลขของสำเนาเอกสาร โดยไปที่เมนู "INSERT" เลือก "Text Box" และเลือก "Horizontal Text Box"
15.วิธีการ "ใส่เส้นทางเดินของข้อมูล" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (563 Bytes) Viewed 107 times

โดยเลือก "Connector" แล้วลากเส้นเชื่อมจุดกัน จากนั้นคลิกขวาที่เส้น เลือก "Format Shape" เพื่อปรับแต่งเส้นเชื่อมต่อ
16.การ "ใส่สัญลักษณ์รูปคน" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (1.69 KiB) Viewed 104 times

โดยกดที่่ More Shapes , Flowchart , Work Flow Objects และเลือกรูปคน "Person"
17.วิธีการใส่สัญลักษณ์ "นำเอกสารมาแนบไว้ด้วยกัน" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (787 Bytes) Viewed 102 times

โดยเลือกที่ Rectangle และ Line
18.วิธีการใส่สัญลักษณ์ "แฟ้มถาวร" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (1018 Bytes) Viewed 102 times

โดยเลือกที่ More Shapes , Flowchart , Miscellaneous Flowchart Shapes และเลือก Extract
19.วิธีการใส่สัญลักษณ์ "ดูทางเดินของเอกสารต่อในหน้าอื่น" แทนด้วย

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-3.png (881 Bytes) Viewed 102 times

โดยเลือกที่ More Shapes , Business , Business Process , Work Flow Diagram Shapes และเลือก Off-page reference
อ้างอิง :
http://04126030sasd.blogspot.com/2011/07/microsoft-office-visio.html