การใช้ Google sheet ช่วยในการตรวจสอบ

[Duanghathai Termtem]

การใช้ Google sheet ช่วยในการตรวจสอบ
Google sheet ซึ่งเป็นแอปพลิเคชั่นนึงของ Google Drive โดยการทำงานจะคล้ายกับ Microsoft Excel จึงทำให้เป็นที่นิยมในปัจจุบัน เนื่อจากจุดเด่นของการทำงานบน Google sheet นั้น คือการทำงานร่วมกับคนอื่นได้ หรือการทำงานเป็นทีมนั่นเอง และรวมไปถึงการบันทึกการทำานแบบอัติโนมัติแบบ real time ในขณะที่คุณกำลังทำงานตลอดเวลา ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องการหายของข้อมูล ซึ่งโปรแกรมมีการปรับปรุงอยู่เสมอ และที่สำคัญคือการกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลได้ด้วย

การเข้าใช้งาน Google sheet

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (234 Bytes) Viewed 102 times

โดยผู้ที่มีบัญชี Google ทุกคนสามารถใช้งานได้ ซึ่งเมื่อเข้ามาหน้าหลักของ Google แล้วให้เข้าไปที่หน้า "Drive (ไดรฟ์)"

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (31.63 KiB) Viewed 102 times

จากนั้นให้เลือกที่เครื่องหมาย + เพื่อเริ่มต้นการสรา้งงานใหม่ จากนัั้นเลือกที่ Google sheet โปรแกรมก็นำเข้าสูู่หน้าโปรแกรมมหลัก ที่หน้าาคล้ายกับ Microsoft excel และตั้งชื่อสเปรตชีต ที่ช่อง "สเปรตชีตไม่มีชื่อ"

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (13.06 KiB) Viewed 101 times

การนำเข้าข้อมูล โดยไปที่ ไฟล์ และนำเข้าข้อมูล จากนั้นก็เเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-1.png (8.7 KiB) Viewed 97 times

การสังเกตการบันทึกอัตโนมัติ

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-2.png (1.41 KiB) Viewed 97 times

การตั้งค่าการแชร์ โดยสามารถระบุได้ว่าต้องการส่งให้ใครโดยตรง หรือต้องการใให้ใครเห็นข้อมูลนี้ได้บ้าง หากแชร์แบบสาธารณะ ให้เปลี่ยนการั้งค่าที่ "เปลี่ยนเป็นทุกคนที่มีลิงค์"

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-3.png (818 Bytes) Viewed 97 times

พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย-4.png (6.45 KiB) Viewed 97 times

การใช้ในงานตรวจสอบ โดยจะมีการทำงานที่เหมือนกับ Excel คือการใช้ฟังก์ชั่นต่างๆในการรวจสอบ ตัวอย่างเช่น
การใช้ค่าสถิติในการตรวจสอบ
COUNT ใช้สำหรับการนับจำนวนรายการที่เป็นตัวเลข เช่น วันที่ ว่าตรงกับจำนวนเอกสารรายการหรือไม่
COUNTA ใช้สำหรับการนับจำนวนรายการที่เป็นตัวเลขและตัววอักร เช่น การตรวจสอบสินค้าคงเหลือ จากรหัสสินค้า
COUNTIF ใช้สำหรับการนับจำนวนที่มีเงื่อนไข เช่น การนับเอกสารแต่ละประเภท โดยใส่รหัสเอกสารในเงื่อนไข
COUNTBLANK ใช้สำหรับการนับจำนวนค่าว่า เช่น การหาความผิดปกติของรายการที่ไม่ควรเป็นค่าว่าง
DIFF ใช้สำหรับการหาผลต่าง เช่น การตรวจสอบว่ามีการตั้งสำรองมูลค่าสินค้าคงเหลือที่น้อยกว่าที่กำหนดหรือไม่
SUM ใช้สำหรับการหาผลรวม เช่น การหาผลรวมของรายได้ที่ได้รับเปรียบเทียบกับที่รับแจ้งมาว่าตรงกันหรือไม่
SUMIF ใช้สำหรับการหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข เช่น การการหาผลรวมของใบเสร็จรับเงิน เพื่อเปรียบเทียบกับที่รับแจ้งมาว่าตรงกันหรือไม่

และนี่คือส่วนหนึ่งของการใช้ประโยชน์ของ Google sheet เพื่อใช้ในงานตรววจสอบบัญชี ซึ่งสำหรับผู้ที่เคยใช้งาน Excel มาแล้วนั้น ถือว่าเป็นเรื่องง่ายที่่จะหันมาปรับใช้ตตัวของ Google sheet เพื่อเพิ่มความสะดวกในการทำงาน โดยเฉพาะงานตรวจสอบบัญชีที่้ต้องมีการทำงานเป็นทีม ทาเลือกนี้จึงน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีอีกทางเลือกนึงได้เลย

อ้างอิง :
https://blog.metrabyte.cloud/google-sheet/
https://support.google.com/docs/answer/9331278?hl=th
https://bsc.dip.go.th/th/category/it2/it-googlesheetsp1