หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ

หมวดสำหรับแบ่งบันความ รู้ต่างๆ จะมีหมวดย่อยๆ ในหมวดนี้ เช่น php, SQL, XML, CSS

Moderators: mindphp, ผู้ดูแลกระดาน

Post Reply
taemmynatchapon
PHP Super Member
PHP Super Member
Posts: 347
Joined: 08/06/2018 10:25 am

หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ

Post by taemmynatchapon » 03/07/2018 1:28 pm

Image
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจ โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่าง หนึ่งในการดําเนินธุรกิจ โดยถือเป็นการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ยังคงมีความสําคัญต่อวงการธุรกิจ ทั้งในด้านการประหยัด ความสะดวกรวดเร็ว การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เป็นหลักฐาน และเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจดหมายธุรกิจในปัจจุบันนี้มีด้วยกันหลากหลายชนิด ขึ้นอยู่กับการนําไป ใช้ให้เหมาะสม
ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ
  • 1. เป็นเอกสารป้องกันการคลาดเคลื่อน
  • 2. เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล
  • 3. เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล
  • 4. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ
  • 5. เป็นเครื่องมือที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย
ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี
การเขียนจดหมายธุรกิจให้มีประสิทธิผลสูงสุดนั้น ผู้เขียนจดหมายควรคํานึงถึงลักษณะที่ดีของ จดหมายธุรกิจ ดังนี้
  • 1. มีความชัดเจน
  • 2. มีความสมบูรณ์
  • 3. มีความกะทัดรัด
  • 4. มีความสุภาพ
  • 5. มีความถูกต้อง
  • 6. มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย
  • 7. มีความระลึกถึงผู้อ่าน
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ
หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้
1. ก่อนการเขียน
  • -เขียนถึงใคร เลือกคำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสม
  • -เขียนเรื่องใดบ้าง คิดให้รอบคอบและแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจน
  • -เขียนทําไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นต้น
  • -เขียนอย่างไร เพื่อกำหนดรูปแบบของจดหมาย ควรมีเนื้อความกี่ตอน
2. ขณะที่เขียน
  • -ลําดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ ชัดเจนก่อนว่าใคร ทําอะไร ที่ไหน เมื่อใด แล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร
  • -รักษารูปแบบให้ถูกต้อง ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้า การเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า– กั้นหลัง เป็นต้น
  • -ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย ใช้ถ้อยคําสํานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย
  • -สะอาด เป็นระเบียบ
2. หลังการเขียน
  • ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียน เสร็จแล้วซ้ำาอีกครั้งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ

ส่วนประกอบของตัวจดหมาย
1.กระดาษและซองจดหมาย
  • ใช้กระดาษขนาด 8.5x11 นิ้ว และใช้หน้าเดียว หาก ไม่พอให้ต่อแผ่นที่สองโดยมีข้อความที่ค้างมาจากหน้าแรกอย่างน้อย 2 บรรทัด 1 ย่อหน้า
2. ที่อยู่ผู้ส่ง
  • อยู่ส่วนบนของจดหมาย โดยทั่วไปนิยมใส่ชื่อที่อยู่ของบริษัทและใส่ ตราบริษัท ( Logo ) หมายเลขโทรสาร ( ถ้ามี ) ไว้ด้วย
3. เลขที่จดหมาย
  • ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้
4. วัน เดือน ปี
  • นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกจดหมาย
5. ที่อยู่ผู้รับ
  • จดหมายธุรกิจจํานวนมากไม่นิยมใส่ส่วนนี้ไว้เนื่องจากไม่เห็นความจําเป็น มีหรือไม่มีก็ได้
6. คําขึ้นต้น
  • นิยมใช้คําว่า “ เรียน ” และตามด้วย ตําแหน่งหรือชื่อที่ถูกต้องของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง
7. เรื่อง
  • สาระสําคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความทั้ งหมดของเนื้อหาของจดหมาย
8. อ้างอิง
  • มีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญเป็นการเท้าความการติดต่อกันที่มีมาก่อน
9. เนื้อความ
  • เนื้อหาหรือสาระสําคัญของจดหมาย
10. คําลงท้าย
  • นิยมใช้คําว่า ขอแสดงความนับถือ
11. ลายมือชื่อ
12. ชื่อเต็มและตําแหน่ง
13. สิ่งที่ส่งมาด้วย
  • ระบุสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
แบ่งได้ดังนี้
1. จดหมายธุรกิจแบบไทย
  • มีรูปแบบเหมือนกับจดหมายราชการแต่แตกต่างไปบ้างโดยตัดคําว่า ที่ เรื่อง อ้างถึง
2. จดหมายธุรกิจแบบสากล
  • คือจดหมายที่นําเอารูปแบบของต่างประเทศมาใช้ ไม่นิยมใช้เครื่องหมายวรรคตอน

Post Reply

Return to “Share Knowledge”

Users browsing this forum: No registered users and 7 guests