การใช้งาน Google Docs ใน Google Apps For Education

[ณัฐกฤตา บุญญะฤทธิ์]

การใช้งาน Google Drive นั้น เพียงแค่สมัคร Gmail เท่านั้น เนื่องจากสมัคร Gmail ทำให้สามารถใช้บริการต่างๆ ของ Google ได้อย่างมากมาย รวมถึง Google Drive ด้วย ซึ่งเป็นบริการจาก Google ที่ทำให้เราสามารถนำไฟล์ต่างๆ ไปฝากไว้กับ Google โดยวิธีการที่เรียกว่า Upload ซึ่งทำให้เราสามารถใช้ไฟล์เหล่านั้นที่ไหนก็ได้ ที่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต นอกจาก Google Drive ก็ยังมี Google Apps For Education หรือ Google Apps ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในงานได้อย่างหลากหลาย เช่น
Google Docs เป็นเว็บไซต์ที่ให้บริการพิมพ์งานทางออนไลน์ ให้เราสามารถจัดการเอกสารได้ฟรี และสามารถแบ่งปันไฟล์กับคนที่ต้องการ และสามารถจัดเก็บและแก้ไขแบบออนไลน์ร่วมกันได้

การเข้าใช้งาน Google Docs

Selection_019.png (31.18 KiB) เปิดดู 125 ครั้ง

เมื่อเข้าสู่ระบบ Gmail แล้ว เข้าไปที่เมนู Google Apps เลือก "Docs"

จะปรากฎหน้าจอ Google Docs ดังนี้

ทำการสร้างเอกสารโดยการคลิกไปที่ Blank

3.png (17.15 KiB) เปิดดู 119 ครั้ง

จะปรากฎหน้าเอกสารเปล่า

แถบเครื่องมือที่ใช้งาน.png (40.69 KiB) เปิดดู 96 ครั้ง

เครื่องมือต่างๆ ที่ใช้งาน

Selection_031.png (36.62 KiB) เปิดดู 89 ครั้ง

โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารไปยัง Google Drive ให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร

บทสรุป

การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ การสร้างเอกสารหรือทำรายงานบน Google Docs นั้นไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆ ด้านยังไม่อาจเทียบกันได้ แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถ เข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน เราสามารถช่วยกันคิด ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจำเป็นจริงๆ เวลาไม่ตรงกัน คนๆนั้น ก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติม พร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ไขได้ด้วย รวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไขไป

ช่องทางการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับ : Google Apps For Education

Google for work
Google Docs
ความรู้เกี่ยวกับ Google
Share Knowledge
บทเรียน Google Apps for Work