ปัจจุบันนี้มีการพัฒนาระบบใหม่ๆ ขึ้นมาตลอดเวลาเพื่อตอบสนองให้กับความต้องการขององค์กรธุรกิจต่างๆมากมา
ดังน้้น Data Dictionary จึงมีความสำคัญมากที่จะเข้ามาช่วยในเรื่องของการเก็บรายละเอียดต่างๆของข้อมูลไว้ เพราะเมื่อระบบมีความใหญ่ขึ้น ฐานข้อมูลที่ใช้ก็จะต้องโตเเละซับซ้อนมากขึ้นเช่นกัน เลยต้องใช้ Data Dictionary เป็นตัวอธิบายข้อมูลที่ใช้ในฐานข้อมูล
ประโยชน์ของ Data Dictionary
- - เพื่อใช้อ้างอิงในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- เพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูล
- เพื่อให้เกิดความสะดวกต่อการบำรุงรักษาระบบงาน
- เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ง่ายยิ่งขึ้น จึงขอตัวอย่างว่าการพัฒนาระบบขึ้นมาสักระบบหนึ่ง ในขณะที่ทีมพัฒนามีหลายคนๆ
หลักการเขียน Data Dictionary
1. Data Dictionary of Data Flow: เป็นการเขียนอธิบายรายละเอียดของกระเเส หรือ การไหลของข้อมูล
2. Data Dictionary of Data Store: เป็นการเขียนอธิบายรายละเอียดของแหล่งข้อมูล
Data Dictionary of Data Flow
ส่วนประกอบมีดังนี้
- - รหัส หรือ หมายเลขกำกับเส้นของกระเเสข้อมูล
- ชื่อของกระเเสข้อมูล
- คำอธิบาย
- เเหล่งกำเนิดของกระเเสข้อมูล
- ปลายทางของกระเเสข้อมูล
- ประเภทของกระเเสข้อมูล (Record, Screen, Report, Form เป็นต้น)
- โครงสร้างของฐานข้อมูล (เพื่อให้การอธิบายข้อมูลสั้นลง) ตัวอย่าง การเขียน Data Dictionary Flow ของระบบ Point of Sale ของ OpenERP
- - รหัสของแหล่งเก็บข้อมูล
- ชื่อของแหล่งเก็บข้อมูล
- ชื่ออื่นของแหล่งข้อมูล (Alias)
- คำอธิบาย
- ประเภทของแหล่งเก็๋บข้อมูล
- จำนวนรายการข้อมูล
- โครงสร้างของฐานข้อมูล (ตารางที่ 1.1)
ตัวอย่าง การเขียน Data Dictionary Store ของระบบ Point of Sale ของ OpenERP
- Data Dictionary of Data Element (ข้อมูลย่อย)
- - รหัสของส่วนข้อมูล
- ชื่อของส่วนข้อมูล
- คำอธิบาย
- ประเภทของข้อมูล (Numeric, Char, String, Date or Time เป็นต้น)
- ขนาดของข้อมูล (ระบุตัวอักษร)
- รูปแบบของข้อมูล ตัวอย่าง การเขียน Data Dictionary Element ของ Data Store ข้างต้น การเขียน Data Dictionary of Data Element จะต้องอธิบายให้ครบตามจำนวนฟิลด์ของตาราง เช่น ตารางหรือแฟ้มข้อมูลพนักงานขายหน้าร้าน มีฟิลด์ "รหัสพนักงาน", "ชื่อ", "สาขา", "สถานะ", "วิธีการรับชำระเงิน" ก็จะต้องมี Data Element ตามจำนวนฟิลด์ เพื่อทำการอธิบายรายละเอียดของฟิลด์เเต่ละฟิล์ดของแฟ้มข้อมูล
- - รหัสของส่วนข้อมูล