เอกสารที่นักบัญชี (จบใหม่) อย่างเรา จะต้องรวบรวมส่งสำนักงานบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 เอกสารบัญชีฝั่งซื้อหรือฝั่งจ่ายเงิน
ประเภทที่ 2 เอกสารบัญชีฝั่งขายหรือฝั่งรับเงิน
ประเภทที่ 1 เอกสารบัญชีฝั่งซื้อหรือฝั่งจ่ายเงิน
บัญชีฝั่งซื้อหรือฝั่งจ่ายเงิน จะเป็นการดำเนินงานเกี่ยวกับการจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าหรือบริการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องงกับกิจการ เช่น กิจการของเราทำธุรกิจที่ให้บริการเกี่ยวกับ Software อาจจะมีค่าใช้จ่ายบางประเภทที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ หรือในบางครั้งกิจการอาจจะมีการซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาใช้ในกิจการ เช่น คอมพิวเตอร์ เก้าอี้ เป็นต้น ในการจ่ายค่าใช้จ่ายทุกครั้งจะต้องมีหลักฐานการจ่ายชำระ นั่นก็คือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
โดยเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ต้องใช้ในการยื่นสำนักงานบัญชีมีดังนี้
- กรณีที่ 1 ได้รับใบแจ้งหนี้
1. เอกสารการแจ้งหนี้
2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่เจ้าหนี้ออกให้
- กรณีที่ 2 ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
1. ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
2. หลักฐานการจ่ายชำระ เช่น สลิปเงินโอน
ประเภทที่ 2 เอกสารบัญชีฝั่งขายหรือฝั่งรับเงิน
บัญชีฝั่งขายหรือฝั่งรับเงิน จะเป็นการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระหนี้ค่าสินค้าหรือค่าบริการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น กิจการของเราทำธุรกิจที่ให้บริการเกี่ยวกับ Software จะต้องมีรายได้จากการให้บริการนี้ เช่น ให้เช่าโปรแกรม เป็นต้น และเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วลูกค้าจ่ายชำระค่าบริการ กิจการจะออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระค่าบริการ
โดยเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ต้องใช้ในการยื่นสำนักงานบัญชีมีดังนี้
1. สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี พร้อมลายเซ็น+ตราประทับของกิจการ
2. หนังสือรับรองการ หัก ณ ที่จ่ายที่ลูกค้าออกให้ทางบริษัท
ในการรวบรวมเอกสารส่งสำนักงานบัญชีในครั้งแรกอาจจะมีการส่งเอกสารตกหล่นไปบ้าง แต่ยังดีที่สำนักงานบัญชีสามารถให้ส่งเอกสารเพิ่มได้ จึงถือว่าเป็นโอกาสในการเก็บตกเอกสารที่เหลือเพื่อให้สำนักงานบัญชีได้นำเอกสารไปสู่กระบวนการบันทึกบัญชี นี่ก็เป็นประสบการณ์การรวบรวมเอกสารของนักบัญชี (จบใหม่) อย่างเรา นักบัญชีอย่างเราไม่เพียงแต่ส่งเอกสารเท่านั้น แต่ต้องนำเอกสารที่ได้มาบันทึกลงในระบบด้วย ครั้งหน้าจะมาแชร์ประสบการณ์การคีย์ข้อมูลลง Accounting software หรือโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปในครั้งแรกกัน
อ้างอิง
- https://www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?f=140&t=75026
- https://www.mindphp.com/%E0%B8%84%E0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD/73-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3/3518-accounting-%E0%B9%81%E0%B8%AD%E0%B8%84%E0%B9%80%E0%B8%84%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B9%8C%E0%B8%95%E0%B8%B4%E0%B9%89%E0%B8%87-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html
- https://www.mindphp.com/%E0%B8%9A%E0%B8%97%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1/194-e-commerce/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88/3520-accountant-%E0%B9%81%E0%B8%AD%E0%B8%84%E0%B9%80%E0%B8%84%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B9%8C%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B8%97%E0%B9%8C-%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3.html