การติดตามใบแจ้งหนี้

การติดตามInvoice การทำธุรกิจค้าขายของกิจการต่างๆ ต้องทำการออกใบแจ้งหนี้ก่อนถึงกำหนดเวลาในการแจ้งหนี้ เพื่อแจ้งให้ลูกหนี้ทราบ ตามสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้ ถือเป็นขั้นตอนเบื้องต้นที่ทุกกิจการจะต้องทำ ในการติดตามใบแจ้งหนี้นี้ ต้องมีการทำสัญญาการค้าระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย มีการตกลงว่าจะแจ้งหนี้ในช่วงเวลาใด หากทั้งสองฝ่ายเห็นพ้องต้องกันก็สามารถดำเนินการซื้อขายกันได้ สำหรับการติดตามใบแจ้งหนี้ ถ้าเราใช้ ระบบ ERP ฟังก์ชั่นการใช้งานสำหรับติดตามใบแจ้งหนี้ ถือได้ว่าควรเป็นฟังก์ชั่นพื้นฐานสำหรับ ระบบนี้เลยก็ว่าได้

ในการซื้อขายทั่วไปในกิจการอาจมีการออกเอกสารเพื่อส่งไปยังลูกหนี้ เพื่อให้เตรียมตัวและทราบข้อมูลรายการใบแจ้งหนี้ กิจการจะต้องแจ้งรายละเอียดชัดเจน ว่าเป็นใบแจ้งหนี้อะไร ถึงกำหนดจ่ายเงินตั้งแต่วันไหนถึงวันไหน ต้องจ่ายชำระเงินผ่านทางใด เช่น ธนาคาร เช็ค หรือเงินสด เป็นต้น ในการส่งใบแจ้งหนี้สามารถส่งไปยังลูกหนี้ได้ 3 วิธี

1) ส่งไปรษณีย์โดยกิจการอาจทำการปริ้นเอกสารและจัดส่งตามที่อยู่ของลูกหนี้ เพื่อเรียกเก็บเงินชำระหนี้ วิธีนี้เป็นวิธีที่่ดีที่สุด เนื่องจากการส่งเอกสารไปยังลูกหนี้ ถือเป็นการส่งหลักฐานใบแจ้งหนี้ที่ัชัดเจน ลูกหนี้อาจนำเอกสารไปจ่ายชำระเงินผ่านเคาท์เตอร์ โอนเงินผ่านธนาคาร แล้วแต่ความสะดวกของลูกหนี้  แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน คือ กิจการไม่สามารถรู้ได้เลยว่าลูกหนี้จะได้รับเอกสารแน่นอนหรือไม่ อาจทำให้มีการล้าช้าในการจ่ายำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้

2)ส่งอีเมล ในกรณีนี้กิจการจะต้องทราบอีเมลของผู้ซื้อที่่มาติดต่อซื้อขายกับกิจการจริงๆ ซึ่งอีเมลที่ได้รับมาอาจเป็นอีเมลของฝ่ายบัญชีหรือของผู้จัดการี่ทำการซื้อขายโดยตรง ต้องทำการตกลงกันระหว่างผู้ซื้อขาย ว่าจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังอีเมลของคนไหน เพื่อไม่ให้ฝ่ายลูกหนี้ได้รับข้อมูลที่ผิดพลาด  วิธีนี้เป็นวิธีที่ประหยัดค่าใช้จ่ายแต่ก็มีความเสี่ยงที่ลูกหนี้จะไม่ได้รับใบแจ้งหนี้เช่นกัน รวมไปถึงอาจทำให้ข้อมูลซื้อขาย อาจเกิดการรั่วไหลได้

3)โทรแจ้งหนี้ ในกรณีนี้เป็นวิธีสุดท้ายที่่กิจการควรทำ เพราะถือเป็นการแจ้งหนี้ที่ตรงเกินไป หากทำการส่งไปรษณีย์ หรือส่งอีเมลไปแล้ว แต่ทางลูกหนี้กลับเงียบ และพ้นกำหนดวันชำระเงิน ก็สามารถทำวิธีนี้ได้ เพื่อโทรสอบถาม ยืนยันว่าลูกหนี้ได้รับเอกสารใบแจ้งหนี้ที่กิจการได้ส่งไปแล้วจริงๆ และเป็นการแจ้งย้ำอีกครั้งว่าลูหนี้ต้องชำระเงินแล้วนะ

การโทรแจ้งหนี้ตามใบแจ้งหนี้ กิจการจะต้องแจ้งชื่อบริษัท และผู้ติดต่อของลูกหนี้ เพื่อยืนยันการพูดคุยตามสัญญา หลังจากนั้นก็แจ้งรายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเงิน สอบถามว่าลูกหนี้สามารถชำระเงินได้ภายในอีกกี่วัน หากมีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ให้ลูกหนี้ส่งหลักฐานการโอนเงินมาทางไปรษณีย์หรือทางอีเมล เพื่อยืนยันการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้วจริง ถือเป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการการโทรแจ้งหนี้ของกิจการ

หากลูกหนี้ไม่ชำระหนี้ตามที่ได้ตกลงกันไว้ตามสัญญา อาจมีพูดคุยเพื่อแจ้งเตือน หรือไม่ส่งของตามสัญญา หรือระงับการให้บริการต่างๆ เพื่อให้ลูกหนี้มาชำระเงิน

 การติดตามใบแจ้งหนี้ ถือเป็นขั้นตอนที่่ละเอียดอ่อนมาก สำหรับกิจการต่างๆ แต่ทุกกิจการจะต้องดำเนินการไปตามสัญญาที่ตกลงกับลูกหนี้ หากมีการผิดนัดก็ทำการไกล่เกลี่ย พูดคุย กับลูกหนี้ เผื่อลูกหนี้เจอปัญหาทางการเงินที่ไม่สามารถจัดการได้ ทั้งนี้ทั้งนั้นในการติดตามหนี้ต้องปฏิบัติตามนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าของกรมส่งเสริ อุตสาหกรรม

 

อ้างอิง

https://www.pymlo.com/th

https://www.posttoday.com/finance-stock/money/481270

https://bsc.dip.go.th/th/category/financial-accounting/fs-followdebtor

กระทู้ล่าสุดจากเว็บบอร์ด
หัวข้อกระทู้
ตอบ
เปิดดู
ล่าสุด
SQL JOIN: การรวมข้อมูลจากหลายตารางในฐานข้อมูล
โดย witsarutt000 พฤ 14 มี.ค. 2024 4:07 pm บอร์ด SQL Knowledge
1
166
พฤ 14 มี.ค. 2024 5:44 pm โดย Sirayu View Topic SQL JOIN: การรวมข้อมูลจากหลายตารางในฐานข้อมูล
PHP การเปลี่ยนแปลงที่สร้างปรากฏการณ์ในโลกของเว็บ
โดย witsarutt000 พฤ 14 มี.ค. 2024 11:17 am บอร์ด PHP Knowledge
0
125
พฤ 14 มี.ค. 2024 11:17 am โดย witsarutt000 View Topic PHP การเปลี่ยนแปลงที่สร้างปรากฏการณ์ในโลกของเว็บ
ปัญหา Harddisk ขึ้น 100% เวลาเซฟไฟล์ หรือภาพ จะค้่างที่หน้าแท๊บ Expolorer
โดย Thanavat_n พ 13 มี.ค. 2024 11:02 am บอร์ด ถาม - ตอบ คอมพิวเตอร์
5
270
พ 13 มี.ค. 2024 1:34 pm โดย Thanavat_n View Topic ปัญหา Harddisk ขึ้น 100% เวลาเซฟไฟล์ หรือภาพ จะค้่างที่หน้าแท๊บ Expolorer
ตู้รองเท้า ไอเท็มวิเศษช่วยจัดระเบียบคอลเลกชันรองเท้าคู่โปรด
โดย @Foretoday อ 12 มี.ค. 2024 1:46 pm บอร์ด พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย
0
184
อ 12 มี.ค. 2024 1:46 pm โดย @Foretoday View Topic ตู้รองเท้า ไอเท็มวิเศษช่วยจัดระเบียบคอลเลกชันรองเท้าคู่โปรด
แนะนำสถานที่น่าเที่ยวในจังหวัดชุมพรพร้อมวิธีการเดินทาง
โดย witsarutt000 จ 11 มี.ค. 2024 6:14 pm บอร์ด พูดคุยเรื่องทั่วไป จับฉ่าย
0
142
จ 11 มี.ค. 2024 6:14 pm โดย witsarutt000 View Topic แนะนำสถานที่น่าเที่ยวในจังหวัดชุมพรพร้อมวิธีการเดินทาง
ย้าย VM ข้าม Host ด้วย scp กรณีศึกษา Vmware ESXI
โดย mindphp อ 10 มี.ค. 2024 4:36 am บอร์ด Linux - Web Server
0
239
อ 10 มี.ค. 2024 4:36 am โดย mindphp View Topic ย้าย VM ข้าม Host ด้วย scp กรณีศึกษา Vmware ESXI
IP และ vpn (VMware)
โดย ballmykids อ 10 มี.ค. 2024 2:35 am บอร์ด ถาม - ตอบ คอมพิวเตอร์
2
203
จ 11 มี.ค. 2024 3:19 pm โดย ballmykids View Topic IP และ vpn (VMware)
แบบนี้ต้องทำยังไง ในกรณีที่ Server เดิมเราได้ทำการ Raid 1 กับ HDD 2 ลูกแรกแล้ว
โดย Anonymous ศ 08 มี.ค. 2024 7:02 am บอร์ด ถาม - ตอบ คอมพิวเตอร์
1
166
ศ 08 มี.ค. 2024 8:12 pm โดย mindphp View Topic แบบนี้ต้องทำยังไง ในกรณีที่ Server เดิมเราได้ทำการ Raid 1 กับ HDD 2 ลูกแรกแล้ว