การติดตามใบแจ้งหนี้
การติดตามInvoice การทำธุรกิจค้าขายของกิจการต่างๆ ต้องทำการออกใบแจ้งหนี้ก่อนถึงกำหนดเวลาในการแจ้งหนี้ เพื่อแจ้งให้ลูกหนี้ทราบ ตามสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้ ถือเป็นขั้นตอนเบื้องต้นที่ทุกกิจการจะต้องทำ ในการติดตามใบแจ้งหนี้นี้ ต้องมีการทำสัญญาการค้าระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย มีการตกลงว่าจะแจ้งหนี้ในช่วงเวลาใด หากทั้งสองฝ่ายเห็นพ้องต้องกันก็สามารถดำเนินการซื้อขายกันได้ สำหรับการติดตามใบแจ้งหนี้ ถ้าเราใช้ ระบบ ERP ฟังก์ชั่นการใช้งานสำหรับติดตามใบแจ้งหนี้ ถือได้ว่าควรเป็นฟังก์ชั่นพื้นฐานสำหรับ ระบบนี้เลยก็ว่าได้
ในการซื้อขายทั่วไปในกิจการอาจมีการออกเอกสารเพื่อส่งไปยังลูกหนี้ เพื่อให้เตรียมตัวและทราบข้อมูลรายการใบแจ้งหนี้ กิจการจะต้องแจ้งรายละเอียดชัดเจน ว่าเป็นใบแจ้งหนี้อะไร ถึงกำหนดจ่ายเงินตั้งแต่วันไหนถึงวันไหน ต้องจ่ายชำระเงินผ่านทางใด เช่น ธนาคาร เช็ค หรือเงินสด เป็นต้น ในการส่งใบแจ้งหนี้สามารถส่งไปยังลูกหนี้ได้ 3 วิธี
1) ส่งไปรษณีย์โดยกิจการอาจทำการปริ้นเอกสารและจัดส่งตามที่อยู่ของลูกหนี้ เพื่อเรียกเก็บเงินชำระหนี้ วิธีนี้เป็นวิธีที่่ดีที่สุด เนื่องจากการส่งเอกสารไปยังลูกหนี้ ถือเป็นการส่งหลักฐานใบแจ้งหนี้ที่ัชัดเจน ลูกหนี้อาจนำเอกสารไปจ่ายชำระเงินผ่านเคาท์เตอร์ โอนเงินผ่านธนาคาร แล้วแต่ความสะดวกของลูกหนี้ แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน คือ กิจการไม่สามารถรู้ได้เลยว่าลูกหนี้จะได้รับเอกสารแน่นอนหรือไม่ อาจทำให้มีการล้าช้าในการจ่ายำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้
2)ส่งอีเมล ในกรณีนี้กิจการจะต้องทราบอีเมลของผู้ซื้อที่่มาติดต่อซื้อขายกับกิจการจริงๆ ซึ่งอีเมลที่ได้รับมาอาจเป็นอีเมลของฝ่ายบัญชีหรือของผู้จัดการี่ทำการซื้อขายโดยตรง ต้องทำการตกลงกันระหว่างผู้ซื้อขาย ว่าจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังอีเมลของคนไหน เพื่อไม่ให้ฝ่ายลูกหนี้ได้รับข้อมูลที่ผิดพลาด วิธีนี้เป็นวิธีที่ประหยัดค่าใช้จ่ายแต่ก็มีความเสี่ยงที่ลูกหนี้จะไม่ได้รับใบแจ้งหนี้เช่นกัน รวมไปถึงอาจทำให้ข้อมูลซื้อขาย อาจเกิดการรั่วไหลได้
3)โทรแจ้งหนี้ ในกรณีนี้เป็นวิธีสุดท้ายที่่กิจการควรทำ เพราะถือเป็นการแจ้งหนี้ที่ตรงเกินไป หากทำการส่งไปรษณีย์ หรือส่งอีเมลไปแล้ว แต่ทางลูกหนี้กลับเงียบ และพ้นกำหนดวันชำระเงิน ก็สามารถทำวิธีนี้ได้ เพื่อโทรสอบถาม ยืนยันว่าลูกหนี้ได้รับเอกสารใบแจ้งหนี้ที่กิจการได้ส่งไปแล้วจริงๆ และเป็นการแจ้งย้ำอีกครั้งว่าลูหนี้ต้องชำระเงินแล้วนะ
การโทรแจ้งหนี้ตามใบแจ้งหนี้ กิจการจะต้องแจ้งชื่อบริษัท และผู้ติดต่อของลูกหนี้ เพื่อยืนยันการพูดคุยตามสัญญา หลังจากนั้นก็แจ้งรายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเงิน สอบถามว่าลูกหนี้สามารถชำระเงินได้ภายในอีกกี่วัน หากมีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ให้ลูกหนี้ส่งหลักฐานการโอนเงินมาทางไปรษณีย์หรือทางอีเมล เพื่อยืนยันการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้วจริง ถือเป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการการโทรแจ้งหนี้ของกิจการ
หากลูกหนี้ไม่ชำระหนี้ตามที่ได้ตกลงกันไว้ตามสัญญา อาจมีพูดคุยเพื่อแจ้งเตือน หรือไม่ส่งของตามสัญญา หรือระงับการให้บริการต่างๆ เพื่อให้ลูกหนี้มาชำระเงิน
การติดตามใบแจ้งหนี้ ถือเป็นขั้นตอนที่่ละเอียดอ่อนมาก สำหรับกิจการต่างๆ แต่ทุกกิจการจะต้องดำเนินการไปตามสัญญาที่ตกลงกับลูกหนี้ หากมีการผิดนัดก็ทำการไกล่เกลี่ย พูดคุย กับลูกหนี้ เผื่อลูกหนี้เจอปัญหาทางการเงินที่ไม่สามารถจัดการได้ ทั้งนี้ทั้งนั้นในการติดตามหนี้ต้องปฏิบัติตามนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าของกรมส่งเสริ อุตสาหกรรม
อ้างอิง
https://www.pymlo.com/th
https://www.posttoday.com/finance-stock/money/481270
https://bsc.dip.go.th/th/category/financial-accounting/fs-followdebtor
