ปัจจุบันการเขียนจดหมายทางธุรกิจได้เปลี่ยนมาเป็นการเขียนอีเมลหรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดแล้ว ซึ่งอีเมลนั้นก็มีหลากหลายแพลตฟอร์มให้เลือกใช้งาน เช่น Gmail Yahoo Outlook โดยการเขียนอีเมลก็ยังมีความคล้ายคลึงกับการเขียนจดหมายในอดีต การเขียนอีเมลนั้นก็จะมีแบบฟอร์มการเขียนไม่ว่าจะเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ทีนี้มาดูกันว่าเราสามารถเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ

การเขียนอีเมล

โดยอันดับแรกจะมาพูดถึง Header ของอีเมลซึ่งประกอบด้วย 4 ส่วน ได้แก่ To (ถึงใคร) From (จากใคร) Date (วันที่) และ Topic (หัวเรื่อง)

-ในการจะเขียนอีเมลไปหาใครก็ควรจะทราบชื่อของผู้รับ หากไม่ทราบชื่อของผู้ส่งก็ให้ใส่ชื่อตำแหน่งของเขาแทนหรือถ้าทราบทั้งสองอย่าง ก็ใส่ทั้งคู่ เพื่อเป็นการให้เกียรติคนที่ผู้เขียนส่งจดหมายไปให้ ในส่วนของผู้ส่งก็ให้ใช้วิธีการเขียนแบบเดียวกับผู้รับ

ตัวอย่าง To Adam Smith, To Manager, To Martin Brown, Director

-วันที่ จะต้องเขียนโดยใช้ตัวเลขและชื่อเดือนเป็นตัวอักษร เช่น 24 May 1999

-หัวข้อ จะต้องเป็นส่วนที่สั้น กระชับ และครอบคลุมใจความที่ต้องการจะสื่อทั้งหมด เช่น 

ต่อมาจะเป็นส่วนของคำขึ้นต้น ส่วนใหญ่จะขึ้นต้นด้วย Dear ตามด้วยชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับอีเมล 

จากนั้นในส่วนของเนื้อความ สำหรับจดหมายธุรกิจนั้นจะมีแบบฟอร์มการเขียนที่ค่อนข้างเป็นทางการ โดยอันดับแรกจะต้องกล่าวแนะนำตัวว่าผู้เขียนอีเมลเป็นใคร แล้วบอกจุดประสงค์ของผู้เขียนว่าต้องการอะไร พร้อมทั้งเนื้อหาที่จำเป็นในอีเมลนั้นๆ รวมถึงรายละเอียดเพิ่มเติม หลังจากนั้นก็ลงท้ายขอบคุณและคำลงท้าย มาดูตัวอย่างของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ถูกต้องดังนี้

To : Human resource department

From : Martin Brown

Date : 24 June 2021

Topic : Job application

Dear Human resource department

My name is Martin Brown. I am graduating from communication art at Oxford university. I am writing to apply content creator at this company. I knew job posting from company's website. I want to participate with your organization. Please consider my Resume in attached file. Thank you for your consideration.

Best Regards

Martin Brown 

นอกเหนือจากแบบฟอร์มตัวอย่างข้างต้น ผู้เขียนยังสามารถปรับเปลี่ยนข้อความต่างๆตามจุดประสงค์การเขียน แต่ในอีเมลภาษาอังกฤษควรจะมีความกระชับและได้ใจความ รวมไปถึงการเขียนอีเมลจำเป็นต้องคำนึงถึงระดับภาษาที่ใช้และความถูกต้อง เพื่อแสดงถึงความใส่ใจและความละเอียดรอบคอบของผู้เขียนอีเมล

ในปัจจุบันนี้หลายๆธุรกิจต้องใช้ภาษาอังกฤษในการเขียนอีเมล ซึ่งการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสามารถเขียนได้ง่ายๆ เพียงแค่เขียนตามแบบฟอร์มที่มีอยู่ โดยเริ่มตั้งแต่ Header เนื้อหา และคำลงท้าย ถึงแม้ว่าการเขียนอีเมลจะทำตามได้ง่าย แต่ก็ต้องคำนึงถึงความถูกต้อง เช่น การสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ ดังนั้นการเขียนอีเมลจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากในวงการธุรกิจเป็นอย่างมาก

อ้างอิง

• การเขียนภาษาอังกฤษธุรกิจ, [ออนไลน์], อ่านเพิ่มเติมได้ที่
  https://books.google.co.th/books
• How to write an academic Email , [ออนไลน์], อ่านเพิ่มเติมได้ที่
  https://getproofed.com/writing-tips/how-to-write-an-academic-email/
• การเขียนจดหมาย Letters และ Email ภาษาอังกฤษกับครูซานต้า , [ออนไลน์], อ่านเพิ่มเติมได้ที่
  http://importbytop.blogspot.com/2015/09/letter-email.html

อ้างอิงรูป

• https://www.istockphoto.com/search/2/image?phrase=email